De kans is groot dat je de komende tijd vaker moet overleggen via een conference call. Dat vereist discipline van de deelnemers én sterk voorzitterschap. Wij delen graag de drie ingrediënten die conference calls in onze ervaring effectief en succesvol maken. Mét de belangrijkste tips.
Een goede voorbereiding …
- Houd de call zo klein mogelijk. Nodig alleen uit wie écht nodig is.
- Zorg voor een heldere, complete agenda, met bij elk punt de belangrijkste informatie. Zo staat alles op volgorde van bespreking – en heb je geen gehannes met wisselen tussen schermen.
- Stuur de agenda op tijd rond. Iederéén wil immers een goede voorbereiding.
- Bepaal hoeveel tijd je per onderwerp wilt besteden. En maak dat vooraf bekend.
- Zet geen rondvraag op de agenda. Rondvragen leiden tot onoverzichtelijkheid en te lange besprekingen.
een sterke voorzitter …
- Aan het begin van de call legt de voorzitter de spelregels uit. En vraagt commitment.
- Vervolgens betrekt hij (of zij, natuurlijk) alle deelnemers actief. Juist ook de mensen die je niet hoort. Omdat je niet weet waarom ze zwijgen. Zijn ze het oneens met de rest? Of zijn ze afgeleid?
- Weiden mensen te lang uit? Dan grijpt de voorzitter in.
- De voorzitter zorgt dat deelnemers tussentijds gebruik kunnen maken van andere middelen. Als dat maar goed afgebakend is. Twee minuten leespauze om iets in de mail te bekijken bijvoorbeeld, of stemmen op een voorstel via WhatsApp
- En tot slot vat hij acties en besluiten na ieder agendapunt samen. En zorgt hij dat alle actiepunten eigenaars krijgen.
…. een simpele etiquette!
- Log op tijd in – en zorg voor een rustige en stille achtergrond. Vermijd daarom de auto, als het kan.
- Zet meldingen op je telefoon uit. Niets leidt meer af dan piepjes en belletjes tussendoor.
- Kies waar mogelijk voor beeldbellen. Dan heb je ook non-verbale communicatie.
- Luister goed. Spreek helder en duidelijk.
- Onderbreek de voorzitter nooit. Ook niet als hij jou onderbreekt.
- Wijk nooit af van de agenda.
- Accepteer dat er geen rondvraag is, hooguit een kleine evaluatie van de vergadering. Heb je écht nog iets om te bespreken? Bel dan achteraf de voorzitter om door te praten.
Download hier het pdf-bestand om doorsturen naar je collega’s: Drie ingrediënten voor succesvolle conference calls.
