Zeker tien webinars gaven Harm Quax en Martin Mauritz al over capaciteitsmanagement in de zorg. Daarbij schoven de laatste jaren zo’n tweehonderd deelnemers aan – van bestuurders en managers, tot planners en zorgverleners. En de Project Directors zijn vast van plan door te gaan met het kosteloos bijpraten van zorgprofessionals over dit onderwerp. Omdat het zo belangrijk is – en omdat het alleen maar belangrijker wordt, de komende jaren. Hieronder bespreken ze de drie belangrijkste onderwerpen die de afgelopen jaren ter tafel kwamen.
Mauritz: ‘Er schuiven geregeld mensen aan bij onze webinars die nog geen helder beeld hebben van wat capaciteitsmanagement eigenlijk ís. Dan is het soms wel even slikken als ze er erachter komen dat er niet zoiets bestaat als een quick fix. Het is een kwestie van sámen integrale oplossingen ontwikkelen en implementeren. En een webinar is gelukkig een prima plek om ideeën en ervaringen uit te wisselen.’
Quax: ‘Capaciteitsmanagement raakt je hele organisatie. Tenminste, als je het goed doet. Het doel is helder: zorgen dat deskundige medewerkers op het juiste moment, de juiste zorg bieden aan je cliënten – binnen de financiële en kwaliteitskaders van je organisatie. Dat betekent automatisch dat je het integraal aan moet pakken. Anders vind je nooit het evenwicht tussen de belangen van je medewerkers, je cliënten en je organisatie.’
Mauritz: ‘Capaciteitsmanagement gaat dan ook veel verder dan roosteren en plannen. Het gaat om strategische én operationele keuzes, over de korte en de lange termijn, over de verwachte ontwikkelingen in de zorgvraag en het aanbod van je organisatie. En alle onderwerpen waar je bij capaciteitsmanagement mee te maken krijgt, haken in elkaar. Cliënt- en medewerkertevredenheid bijvoorbeeld, of de verhouding tussen eigen personeel en externe inhuur, de organisatie van je flexpool, en het verschil tussen je formatie en je netto personeelsinzet. Als je aan de ene knop draait, beweegt er een andere mee. Knelpunten, oorzaken en oplossingen lijken in elkaar over te lopen, en zijn vaak team- en afdelingsoverstijgend. Daarom vinden veel mensen het een complex thema.’
Mauritz: ‘We zagen ook deelnemers die heel ambitieus aan de slag gingen met capaciteitsmanagement, maar de randvoorwaarden niet op orde hadden. Dan is de hele onderneming gedoemd te mislukken. De eerste randvoorwaarde is het vaststellen van een heldere visie, ambitie en kaders. Daarna kun je de rest van je besturing inrichten. Hebben we een eenduidig rooster- en planbeleid? Zijn de operationele doelen helder? Is alle stuurinformatie voorhanden om te kijken of we die doelen ook halen? En hebben we een deugdelijke PDCA-cyclus ingericht?’
Quax: ‘Dat is allemaal niet supersexy, dat snappen wij ook wel. Maar het is wel bittere noodzaak. Pas als je al die vragen met ja beantwoordt, heeft het zin om met je werkprocessen aan de gang te gaan. Anders ben je zaken aan het veranderen zonder dat je weet wat het oplevert, en zonder dat je erop verder kunt bouwen. En mijn ervaring is: als je die randvoorwaarden wél op orde hebt, is het ook veel eenvoudiger om samen met de mensen uit de operatie aan goede oplossingen te werken.’
Quax: ‘Veel deelnemers hebben hoge verwachtingen van AI. Ze geven bijna allemaal ook aan dat hun organisaties al iets doen met AI. Ziekenhuizen gebruiken het om de duur van operaties te voorspellen, of het aantal opnames vanaf de SEH. In de GGZ helpt AI soms al om administratieve taken te verminderen. Maar in de meeste gevallen zijn die initiatieven de pilot-fase nog niet ontgroeid. Laat staan dat er oplossingen uit voort gekomen zijn die voor de hele zorg bruikbaar zijn.’
Mauritz: ‘Als wij organisaties helpen bij hun capaciteitsmanagement, nemen we dan ook niet een standaard AI-oplossing mee. Maar we zien wél dat de belofte van AI heel groot is. We hebben er ook goede ervaringen mee. Bij verpleeghuis Sint Anna hielpen we AI-roostering te implementeren, die gebaseerd is op de zorgbehoefte per cliënt. Dat leverde een productiviteitswinst op van 20%. Maar dat wil niet zeggen dat dat ook kan bij andere verpleeghuizen. Wat ons betreft kan AI in sommige gevallen superhandig gereedschap bieden, om een deel op te lossen van de puzzel die capaciteitsmanagement heet. Maar ook niet meer dan dat. Nog niet, in ieder geval. Daarom blijft AI een middel, geen doel. En goede implementatie is essentieel.’
Op donderdag 30 oktober van 15.00 uur tot 17.00 uur is er weer een webinar. We gaan dan in ieder geval in op de laatste ervaringen met capaciteitsmanagement in de jeugdzorg en in de gehandicaptenzorg – óók bij de behandeldiensten. En uiteraard bent u van harte welkom! We kijken ernaar uit om kennis en praktijkervaringen uit te wisselen.
Aanmelden voor het webinar is heel eenvoudig: dat kan via het aanmeldformulier op onze website. Fijn als u zich vóór 27 oktober inschrijft.
