Professionals in de zorg kiezen niet voor de zorg omdat ze zo graag willen voldoen aan de afspraken vanuit wetgeving, contracten, beroepsnormen en intern beleid. Toch is het belangrijk dat ze dat wél doen. Maar hoe beïnvloed je het gedrag van de zorgprofessional op een thema dat haar niet boeit? En wat is de rol van de financial daarin?
In de praktijk zijn er in veel organisaties tal van steunstructuren opgetuigd. Structuren om te controleren, te herstellen, te checken en te corrigeren. Daarmee worden processen en systemen van bovenaf dichtgetimmerd voor zorgteams. Maar het is een illusie om te denken dat je elk risico kunt vermijden. En dichttimmeren leidt regelmatig tot frustratie bij zorgprofessionals. Registratie en controlelijsten leiden in hun ogen maar af van waar het om moet gaan: ‘De Bedoeling’. Zo ontstaat er een kloof tussen teams uit het primaire proces en ondersteunende afdelingen zoals Finance. Het wederzijdse onbegrip en de frustraties over tijdrovende dossiercontroles zorgen op die manier voor een neerwaartse spiraal.
Wat is nou eigenlijk de kern van compliance? Dat is de medewerker die begrijpt dat zij de enige is die weet welke zorg precies geleverd is en dat zij een onmiskenbare schakel is in het aantonen dat de juiste zorg geleverd is. Registratie is daarmee onderdeel van haar professionaliteit. De kunst is dan ook om de verantwoordelijkheid voor compliance te beleggen in het primaire proces. En daarmee weg te halen bij afdelingen als Finance of AO/IC. Zij kunnen wél de aanjager zijn van het motto Compliance is gedrag. Door inzichten te geven, transparantie te bevorderen en zorgteams te faciliteren. De belangrijkste uitdaging daarbij is het combineren van compliance met een versimpeling van processen. Zo’n lastenverlichting leidt, samen met duidelijkheid voor de professional en het minimaliseren van de risico’s, tot een hogere acceptatiegraad.
In het three-lines-of-defence model ligt de nadruk op het signaleren van afwijkingen van regelgeving. Die moeten zo vroeg mogelijk in het proces, zo laag mogelijk in de organisatie worden gesignaleerd en teruggekoppeld. Dat begint bij het team in het primaire proces. Daar is de enige plek in de organisatie waar met zekerheid gesteld kan worden dat de geleverde zorg overeenkomt met de geregistreerde zorg. Vroeg signaleren stimuleert de leercurve in het primaire proces. En draagt bij aan een dialoog waarin je elkaar niet afrekent, maar gezamenlijk de focus legt op wat er beter kan.
Tijdens het jaarevent 2018 van Fizi, het netwerk voor zorgfinancials, verzorgden Martin Mauritz en Ernst Cysouw van P5COM een workshop over het thema compliance. Dat deden ze samen met Olaf van der Heide, financieel directeur van de KwadrantGroep in Drachten.
Rode draad in de workshop was een praktijkvoorbeeld bij de KwadrantGroep. In dit voorbeeld doorliep de KwadrantGroep samen met P5COM een traject waarin de zorgmedewerker begrip kreeg voor registratieverplichtingen en dit als haar verantwoordelijkheid ging zien. Tegelijk doorliep de financiële afdeling een proces waarin ze van intensieve controle naar vertrouwen ging. Zij ging het primaire proces ondersteunen door duidelijke en simpele richtlijnen, en door het wegnemen van controle- en vinklijstjes.
Twee werelden binnen de zorgorganisatie kwamen zo samen, en hebben nu één gezamenlijk doel: Adequate zorgprocessen, een gezonde financiële basis en minimale administratieve lasten.
Meer weten? Bekijk de presentatie van de workshop die we samen met KwadrantGroep hebben gedaan of neem contact op met Martin Mauritz.
Project Director
