SMO Helmond biedt maatschappelijke opvang in de regio Helmond. Daarnaast wil ze er zijn voor iederéén die hulp nodig heeft om mee te doen in de maatschappij. Bijvoorbeeld door forensische zorg te bieden. Samen met P5COM werkte de organisatie aan een aanbesteding. Die slaagde. En minstens zo belangrijk: SMO Helmond werkt nu veiliger. Sabrina van Bakel, manager externe relaties bij SMO Helmond, en Diante Stremmelaar van P5COM vertellen erover.
Van Bakel: ‘Bij SMO Helmond zorgen we voor opvang van dak- en thuislozen in zes gemeenten, en hebben we locaties voor dagbesteding en beschermd en begeleid wonen. We hebben een heldere visie: wij zijn er voor iedereen. Vanuit die visie is het logisch om ook forensische zorg aan te bieden. Dus toen de Dienst Justitiële Inrichtingen daar in 2022 een aanbesteding voor uitschreef, besloten we om mee te doen.’
Bij zo’n inschrijving komt heel wat kijken – zeker voor een organisatie die wel gewend is om met gemeenten te onderhandelen, maar niet eerder met de complexiteit van een landelijke aanbesteding te maken had. Van Bakel: ‘De DJI is terecht heel zorgvuldig en stelt hoge eisen. Ze gaat uit van het landelijke kwaliteitskader voor forensische zorg, en heeft een uitgebreide kwalitatieve procedure voor nieuwe inschrijvers als wij. We dachten wel te weten wat dat ongeveer voor ons ging betekenen, maar hechtten ook waarde aan een objectieve blik met kennis van forensische zorg. Daarom vroegen we de ondersteuning van P5COM.’
Als je weet waar je staat, helpt dat om gericht de organisatie door te ontwikkelen en alle praktische zaken goed in te regelen.
Stremmelaar: ‘Wij zijn begonnen met een scan van de organisatie. Een soort nulmeting, op basis van het kwaliteitskader forensische zorg. Als je weet waar je staat, helpt dat om gericht de organisatie door te ontwikkelen en alle praktische zaken goed in te regelen. Én om in je aanbesteding goed te onderbouwen waarom je de beste partij bent om deze zorg te gaan leveren. Voor die scan hebben we medewerkers geïnterviewd, meegelopen in de praktijk, en ongeveer alle beleidsdocumenten vergeleken met het kwaliteitskader, en met de praktijk.’
Uit de scan kwamen geen grote verrassingen voor Van Bakel. ‘We wisten natuurlijk wel dat er op een aantal vlakken werk aan de winkel was. Forensische zorg is niet iets wat je er zomaar even bij kunt doen.’ Uit de scan kwam naar voren dat de ruimte voor verbetering bij SMO Helmond vooral lag op het gebied van forensische scherpte.
Stremmelaar: ‘De hele organisatie werkt met de methodiek Krachtwerk. Die gaat uit van de talenten en mogelijkheden van mensen, van hun vermogen tot groeien en ontwikkelen. En dat is super, maar we zagen ook dat de focus soms zó op het positieve lag, dat risico’s en valkuilen wat buiten beeld raakten. Dat kan bij forensische zorg echt tot problemen leiden.’ Van Bakel: ‘Wat fijn was, was dat P5COM ook meteen heel pragmatische adviezen gaf. En ze benadrukten dat de aanbevolen veranderingen óók relevant waren voor onze huidige doelgroep.’
We zagen ook dat de focus soms zó op het positieve lag, dat risico’s en valkuilen wat buiten beeld raakten. Dat kan bij forensische zorg echt tot problemen leiden.
Van Bakel: ‘De uitdaging was voor ons helder: we wilden Krachtwerk combineren met risicogestuurd werken. Niet uitgaan van wantrouwen, maar ook niet blind zijn voor mogelijke gevaren. We zagen ook dat de focus soms zó op het positieve lag, dat risico’s en valkuilen wat buiten beeld raakten. Dat kan bij forensische zorg echt tot problemen leiden. Daar zijn we projectmatig mee aan de slag gegaan.’ Stremmelaar: ‘We hebben een projectteam samengesteld van vier SMO’ers, en een adviesgroep van medewerkers uit alle lagen van de organisatie. Het hele project hebben we opgeknipt in vier delen: aanbesteding, besturing, veiligheid en vakmanschap.’
Met alle onderdelen gingen werkgroepen aan de slag. Van Bakel: ‘Als projectteam hielden wij het overzicht en stuurden we bij waar nodig. In de praktijk bleek dat nauwelijks nodig. We hebben supergemotiveerde medewerkers. En vanuit de visie stond eigenlijk iedereen meteen achter de voorgestelde veranderingen.’
Stremmelaar: ‘In de aanbesteding kwamen alle ontwikkeltrajecten samen. We zetten op papier wat SMO Helmond al had gedaan, en welke concrete implementatiestappen nog zouden volgen. Met succes, want SMO Helmond heeft de gunning van forensische zorg binnengehaald. Missie geslaagd dus. Vervolgens was het nog wel zaak om knopen door te hakken over besturingssystematiek, en om de nieuwe afspraken over vakmanschap en veiligheid in praktijk te brengen.’
We willen niet uitgaan van wantrouwen, maar wel voldoende kritisch blijven. Anders sluipen er voor je het weet gewoontes in die tot risico’s kunnen leiden.
Inmiddels zijn ook de resultaten daarvan helder. Van Bakel: ‘We hebben ons aangesloten bij de GGZ Ecademy. Al onze medewerkers volgen meer en vaker opleidingen en trainingen. Die hebben te maken met kennis over specifieke doelgroepen, maar ook met methodisch werken, en omgaan met risico’s. En we zijn in de hele organisatie veel meer dan voorheen bezig met elkaar professioneel aanspreken. Tijdens intervisies, in de besturingsgesprekken, maar ook gewoon op de werkvloer. Ook onderling geldt: we willen niet uitgaan van wantrouwen, maar wel voldoende kritisch blijven. Anders sluipen er voor je het weet gewoontes in die tot risico’s kunnen leiden.’
Stremmelaar: ‘Bij SMO Helmond wérd al goed gewerkt, maar ik ben ervan overtuigd dat ze nu nog scherper zijn. En blijven. Het pleit voor de organisatie dat we in korte tijd heel veel gedaan hebben gekregen. We hebben een dashboard voor de besturing ontwikkeld en geïmplementeerd, zodat leidinggevenden altijd weten hoe hun teams ervoor staan. Daarnaast hebben we een overlegstructuur op gang gebracht, en signaleringsplannen én protocollen voor veilig werken ontwikkeld. En dat alle medewerkers zo open stonden voor verbeteringen in hun eigen manier van werken, vond ik super om te zien.’ Van Bakel: ‘Het hielp daarbij enorm dat de balans tijdens het hele proces goed was. P5COM nam niets over wat niet nodig was, maar regelde wel dat we het zélf deden. Samen met hun kennis over forensische scherpte en projectmatig werken, was dat voor ons goud waard.’
Managing Consultant
