Kunnen jullie ons helpen om de werkdruk van onze docenten én ondersteuners te verminderen?
Aan werkdruk geen gebrek in het onderwijs. Ook niet op een ROC met 12.000 leerlingen en 1200 medewerkers. De druk liep daar zo hoog op, dat inschrijvingen, roosters, boekenlijsten en andere belangrijke zaken niet op tijd rond waren. En daar werden studenten de dupe van. Dus vroeg de school of wij de druk van de ketel konden halen.
De druk liep daar zo hoog op, dat inschrijvingen, roosters, boekenlijsten en andere belangrijke zaken niet op tijd rond waren
We zijn eerst gaan praten met alle betrokkenen. Daaruit bleek al snel dat veel docenten vonden dat ze te weinig ontzorgd werden door de ondersteunende medewerkers. Ze waren alsnog veel te veel tijd kwijt aan administratieve taken. Tegelijkertijd zeiden de ondersteuners dat de docenten niet leverden wat zij nodig hadden. Een voorbeeld: om een inschrijving op school officieel te maken, moet de studentovereenkomst helemaal compleet zijn. De docent is daarbij in de lead. Als er informatie of een handtekening ontbreekt, komt ondersteuning in de lucht: de docent moet nog een keer aan de slag. En die ervaart dat op zijn beurt als ergerlijk. Met betere communicatie, meer wederzijds begrip en een glasheldere planning moesten dat soort situaties vermijdbaar zijn.
Een heldere jaarplanning, met duidelijke afspraken over eisen en verantwoordelijkheden en een breed gedragen inzicht over het belang daarvan. Dat was nodig om studenten geen hinder meer te laten ondervinden van de bovenmatige werkdruk van de docenten en andere medewerkers van hun school.
Daarom hebben we eerst, samen met docenten en ondersteunend personeel, een jaarplanning opgezet. Wat moet wanneer klaar zijn? Dat werd leidend in de rest van het proces.
Voor verschillende onderwerpen hebben we werkgroepen van docenten en ondersteuners ingesteld. Zo waren er bijvoorbeeld werkgroepen voor de roosters, voor de boekenlijsten en voor de inschrijvingen. Medewerkers gingen in die werkgroepen de diepte in. Ze hadden helder wat wanneer opgeleverd moest worden. Maar wat was daar voorwaardelijk voor? Hoe ver van tevoren moet bijvoorbeeld een curriculum compleet zijn, om op tijd een boekenlijst te kunnen versturen?
Terwijl de gemeenschappelijke conclusie nu was: zodra het nieuwe jaar begonnen is, moet je eigenlijk al bezig zijn met het jaar daarna
In de werkgroepen kwam iedereen aan het woord. Dat leidde bij docenten vaak tot het inzicht dat sommige zaken nou eenmaal inderdaad erg vroeg in het jaar nodig zijn. In de praktijk gebeurde veel voorbereidend werk voor een nieuw schooljaar in de laatste twee maanden van het oude. Terwijl de gemeenschappelijke conclusie nu was: zodra het nieuwe jaar begonnen is, moet je eigenlijk al bezig zijn met het jaar daarna. Op alle gebieden: opleidingen, formatie, budgetten – enzovoort.
Maar door deze efficiencyslag te slaan, blijft er meer tijd, geld en energie over voor de kern – het onderwijs.
Op basis van het hernieuwde inzicht stelden de werkgroepen een detailplanning op, inclusief verantwoordelijkheden en werkafspraken. Die planning werd geaccordeerd door alle directeuren. De leden van de werkgroepen zorgden voor een breed draagvlak voor die planning binnen de school. Dat deden ze door de urgentie voor hun collega’s helder te maken. Belangrijk, want docenten houden vaak van een bepaalde vrijheid. Maar door deze efficiencyslag te slaan, blijft er meer tijd, geld en energie over voor de kern – het onderwijs. En dat is een argument waar docenten gevoelig voor zijn.
Docenten en ondersteuners hebben helder wat er waarom wanneer moet gebeuren, wie dat moet doen én wat de problemen zijn waar diegene tegenaan kan lopen. Er ligt een planning waar alle betrokken groepen zich in kunnen vinden. En er is sneller dan verwacht al praktische vooruitgang geboekt. De roostering en het opstellen van de boekenlijst verlopen al vlekkeloos. Op andere vlakken moet er nog een inhaalslag gemaakt worden. Dat is niet erg: volgend schooljaar moet alles goed lopen. Tot die tijd wordt gelijktijdig gewerkt aan het afhechten van de losse eindjes voor dit schooljaar én het in de steigers zetten van het volgende.
