Hoe houd je als thuiszorgorganisatie de bedrijfsvoering op orde, zónder dat dat ten koste gaat van cliënten en medewerkers? Die vraag krijgen we bij P5COM steeds vaker. Logisch, want de behoefte aan thuiszorg groeit, terwijl het steeds lastiger wordt om medewerkers te werven en te behouden. Daarom helpen wij organisaties hun zorg anders te organiseren. En onze kennis daarover delen we graag. In een serie van vijf artikelen, met in deze eerste aflevering: de logistiek.
De meeste thuiszorgorganisaties leveren niet de zorg die ze mogen leveren en kunnen cliënten niet direct bedienen, omdat ze de mensen niet hebben. Financieel betekent dit dat overheadkosten minder gedekt zijn en het nog moelijker wordt om met de huidige tarieven rendement te maken.
De thuiszorg kent van oudsher veel korte cliëntroutes. De meeste zijn korter dan vier uur. En in de praktijk zien we dat er vaak best ruimte én reden is om langere routes te plannen, van minimaal vijf tot zes uur. Zulke routes geven een veel bredere basis om efficiënt te plannen. Per saldo bedien je immers met minder routes hetzelfde aantal cliënten, en met minder routes gaan er minder collega’s gelijktijdig op pad. Dat vermindert de druk op het roosterproces. En door voor teams langere, aaneensluitende ochtend- en avondroutes te plannen, kun je medewerkers ook grote contracten bieden, terwijl je ook de bereikbaarheid afdekt met een volwaardige dienst.
Onze ervaring is dat een betere planning en sturing, 2 tot 2,5% verhoging van de route-effectiviteit oplevert.
Vervolgens is het zaak de route continu te verbeteren. Daarvoor moet informatie inzichtelijk en beheersbaar zijn. Dat lukt dankzij actief sturen op de zogenoemde route-effectiviteit. Dat is een verfijning van productiviteit en maakt de verhouding tussen de route-lengte en de cliënttijd inzichtelijk. Onze ervaring is dat een betere planning (en ondersteuning van planners) en sturing hierop, 2 tot 2,5% verhoging van de route-effectiviteit oplevert . Dat betekent concreet meer ruimte voor cliëntenzorg.
Een andere efficiëntieslag is het samenstellen van routes met laagcomplexe handelingen voor verzorgenden. Daarmee gaan we in zekere zin terug naar vroeger, maar een veranderende context vraagt nou eenmaal ook om het heroverwegen van eerdere besluiten. En met dit soort routes speel je in op de arbeidsmarkt, doordat je er gericht verzorgenden voor kunt werven. Daarmee verlaag je bovendien je gemiddelde loonkosten én zorg je dat verpleegkundigen zich kunnen richten op de complexere handelingen. Zo wordt het werk voor medewerkers op ieder niveau uitdagender.
Door die uitdagender werkzaamheden wordt het werk per definitie al aantrekkelijker voor meer mensen. En met langere routes komen medewerkers bovendien met minder opkomsten aan hun uren. Je kunt ze dus grotere arbeidscontracten aanbieden. Het aantal gebroken diensten wordt bovendien teruggebracht, en dat maakt het rooster ook gezonder. Dat maakt je organisatie aantrekkelijker voor potentiële werknemers. Voor bestaande medewerkers valt een reden weg om over te stappen naar een intramurale setting.
Met routes van een uur of zes wordt de balans tussen werk en privé beter.
De vergoeding voor medewerkers is ook beter dan bij sec een bereikbaarheidsdienst. En de kans is groot dat het ziekteverzuim afneemt. Met routes van een uur of zes wordt de balans tussen werk en privé beter. Met langere diensten kunnen mensen immers in minder dagen hun uren maken.
Veranderingen in de routes betekenen ook veranderingen voor de zorg – en vooral voor het moment waarop die geleverd wordt. De ochtend en de vroege avond zijn van oudsher piekmomenten. Op alle manieren werd in de wijkteams de flexibiliteit gezocht om met de gegeven capaciteit aan de cliëntvraag te voldoen. Want, was de gedachte: die vraag staat vast en daar torn je niet aan.
Als je álle cliënten kwalitatief hoogwaardige zorg wilt bieden, is er maar één optie: meer spreiding over de dag.
De rek bij de wijkteams is er nu uit. Als je álle cliënten kwalitatief hoogwaardige zorg wilt bieden, is er maar één optie: meer spreiding over de dag. Daarmee sla je twee vliegen in één klap: je kunt tegemoet komen aan de wens van cliënten die graag een ander ritme willen. En je haalt de druk van de ketel bij zorgprofessionals, waardoor er meer liefdevolle aandacht kan zijn. Daarvoor is het wel belangrijk dat je in gesprek gaat met cliënten. Je kunt immers alleen aansluiten bij hun wens, als je weet wat die wens is. En je kunt alleen begrip kweken voor jouw aanpak als je die in alle rust kunt bespreken.
Voor nieuwe cliënten begint dit al bij de intake. Maar ook met bestaande cliënten zal het gesprek gevoerd moeten worden. Teams vinden dit soort gesprekken vaak lastig. Zéker als het gaat om cliënten die al lang in zorg zijn. Die cliënten zijn immers vaak gehecht aan een bepaalde zorgtijd en een bepaald schema. En vaak zijn teams daar ook nog nooit met hen over in gesprek gegaan. Daar moet je ze dus bij helpen. Met training, coaching, en door binnen het team te sparren over gesprekstechnieken. En bijvoorbeeld door de cliëntenraad te betrekken in het informeren en het enthousiasmeren van cliënten voor de veranderingen.
Wie iets wil veranderen in de manier van werken van zijn organisatie, zal eerst moeten zorgen dat de basis goed op orde is. Logischerwijs ís die basis natuurlijk al lang en breed op orde, maar laten we eerlijk zijn: veel dingen die vanzelfsprekend zouden moeten zijn, zijn dat nog lang niet. Om de routes efficiënt te kunnen plannen, moeten bijvoorbeeld zowel de teams als het aantal cliënten een minimale omvang hebben. En moeten er ook voldoende cliënten in een bepaald gebied wonen. Dat kan dus betekenen dat je teams moet samenvoegen. Of dat je een bepaald verzorgingsgebied bewust aan de concurrent moet laten.
Ook in het faciliteren van medewerkers kan vaak nog veel verbeterd worden. Lang niet overal wordt al gewerkt met een zogenoemd digitaal kantoor, terwijl dat medewerkers wel in staat stelt hun route direct vanuit huis te beginnen. Daarvoor moeten ze wel voorzien zijn van tablets of smartphones, en moeten ze toegang hebben tot de juiste apps en protocollen. Dingen die eigenlijk al wel standaard zouden moeten zijn. Net als het gebruik van sleutelkluizen. Het scheelt immers nogal wat reisbewegingen, als medewerkers niet meer eerst langs kantoor hoeven.
Voor deze veranderingen geldt, net als voor alle veranderingen, dat medewerkers eraan moeten wennen. Het helpt als ze daar de ruimte voor krijgen, én de juiste ondersteuning. En vooral: als ze zelf ook dingen mogen bepalen. Zij zijn de zorgprofessionals die het werkgebied en de cliënt immers het beste kennen.
Het volgende artikel uit deze reeks lees je hier:
Rendabeler thuiszorg 2: ondersteuning weer centraler regelen
Project Director
