Zeeland loopt een aantal jaren voor op de rest van Nederland als het gaat om de krapte op de arbeidsmarkt. Emergis, organisatie voor mentale gezondheid en welzijn, krijgt nu al 10 procent van de vacatures niet ingevuld. En dat loopt de komende jaren op naar 25. Daarom nam de organisatie een rigoureus en innovatief besluit: we gaan in onze hele ambulante tak in één keer zo veel mogelijk technologie gebruiken. Daarvoor schreef ze een compleet en helder behandelaanbod van de toekomst. P5COM hielp daarbij.
Steeds minder jongeren en steeds meer ouderen. Dat is ongeveer de situatie in Zeeland. De provincie heeft geen universiteit, en relatief weinig werkgelegenheid. Vandaar dat veel jongeren wegtrekken, waardoor de krapte op de arbeidsmarkt er veel sneller toeneemt dan in de rest van Nederland.
Emergis merkt daar nu al de gevolgen van. Margret Overdijk, directeur bedrijfsvoering: ‘Behandelaren ervaren continu een te hoge werkdruk, en wachtlijsten worden langer. Dat draagt niet bij aan het werkplezier, dus het verloop is ook nog eens hoog.’
We krijgen nu al 10 procent van de vacatures niet ingevuld, en dat wordt straks zo’n 25 procent.
‘Dat roept meteen ook de vraag op hoe we de zorg in Zeeland in de toekomst toegankelijk houden. Want dat is ons belangrijkste doel. Samen met andere Zeeuwse zorgpartijen zijn we daar een aantal jaren geleden al mee aan de slag gegaan. Zo hebben we geïnvesteerd in Positieve Gezondheid, om meer regie bij inwoners te leggen en de focus op balans in het leven te stimuleren. Maar daarmee alleen komen we er niet. We moeten grotere stappen zetten, ook binnen Emergis. We krijgen nu al 10 procent van de vacatures niet ingevuld, en dat wordt straks zo’n 25 procent.’
De organisatie maakte daarom twee belangrijke keuzes. De eerste is: we gaan onze aanpak zo veranderen dat we 25 procent arbeidscapaciteit besparen, en straks nog hetzelfde aantal cliënten kunnen blijven behandelen. De tweede is: daarbij maken we zo veel mogelijk gebruik van technologie.
We gaan helemaal niet klein beginnen, we willen onze hele ambulante tak in één keer zo veel mogelijk digitaliseren.’
Deze aanpak is wezenlijk anders dan in de meeste organisaties. Overdijk: ‘Er wordt in Nederland al volop geëxperimenteerd met technologische innovaties. Vaak begint dat met een pilot, die vervolgens opgeschaald wordt. Maar juist dat opschalen gaat meestal heel moeizaam. Vandaar dat wij gezegd hebben: we gaan helemaal niet klein beginnen, we willen onze hele ambulante tak in één keer zo veel mogelijk digitaliseren.’
Daar heeft Emergis al een flinke eerste stap in gezet. Zo laat ze álle cliënten digitaal instromen via een platform dat ze samen met Minddistrict heeft opgezet. Eind vorig jaar was de organisatie klaar voor de grootste slag: de hele behandelfase onder handen nemen.
Emergis koos ervoor om haar hele behandelaanbod van de toekomst helder te beschrijven, stap voor stap inclusief doelgroepen en doorlooptijden. De inhoud van dit aanbod werd bepaald door de zorgprogrammacoördinatoren. Dat zijn behandelaren die verantwoordelijk zijn voor een zorgprogramma. En P5COM begeleidde hen hierbij.
Daphne Drenth, consultant bij P5COM: ‘Voor dit behandelaanbod hebben we eerst met zijn allen een stap teruggedaan. We hebben in een werksessie samen nagedacht over de vraag: wat zijn de leidende principes? Dat is belangrijk om later keuzes te kunnen maken.’
Technologische innovaties moeten niet náást de behandeling staan, maar echt in de plaats komen van de inzet van een behandelaar.
Het eerste principe was dat Emergis het hele aanbod wilde standaardiseren, om daarmee arbeidscapaciteit te winnen. Overdijk: ‘Tot nu toe was heel veel vrijheid om de behandeling in te richten. Dat heeft voordelen, maar het betekent ook dat er soms geen duidelijk begin en einde is, waardoor behandelingen lang duren.’
Een volgend leidend principe van Emerigis was: technologische innovaties moeten niet náást de behandeling staan, maar echt in de plaats komen van de inzet van een behandelaar. Bovendien wilde de organisatie transdiagnostisch werken, over de zorgprogramma’s heen. Drenth: ‘Je legt dan niet meer de nadruk op de diagnose, maar op wat een cliënt nodig heeft voor de balans die diegene zoekt – ontspanningsoefeningen bijvoorbeeld. Dat maakt het ook gemakkelijker om eHealth of bijvoorbeeld groepswerk in te zetten.’
Klinisch psycholoog Hinde de Lange deed als zorgprogrammacoördinator mee aan de sessies over de principes. ‘Ik vond het allereerst heel mooi dat we dit met zijn allen deden, mensen van de inhoud, managers en directie. Zo krijg je een breed gedragen beeld van wat we willen met zijn allen. Het hoogste doel is dat we zorg kunnen blijven leveren aan mensen in Zeeland. En daar zijn twee dingen voor nodig: dat de kwaliteit op orde blijft, en dat we het met minder capaciteit doen.’
Toen de leidende principes geformuleerd waren, begon het daadwerkelijke beschrijven van behandelingen. En ook daar hielp P5COM bij, steeds met in het achterhoofd: hoe zorgen we dat het aanbod van de toekomst echt aansluit bij de praktijk, en de implementatie straks goed gaat? Drenth: ‘Bovendien wilden we alle behandelingen op dezelfde manier vastleggen. Want dan heb je ook een goede basis om op verder te bouwen. Stel dat er later een nieuwe slimme innovatie komt, dan wil je meteen zien in welke behandelingen en voor welke doelgroepen je die kunt toepassen.’
Als je behandelingen gaat standaardiseren, moet je wel weten dat je het in álle teams zo kunt doen.
P5COM liep vervolgens het hele aanbod door met de coördinatoren om de scherpte op te zoeken. Drenth: ‘Steeds hebben we vragen gesteld: wat als we hier eHealth zouden inzetten, betekent dat dan dat de behandeling korter kan? Welk deel van deze behandeling zou in een groep kunnen? Zo bewaak je samen de balans tussen kwaliteit en capaciteit.’
De Lange: ‘Dat was soms puzzelen. Als je behandelingen gaat standaardiseren, moet je wel weten dat je het in álle teams zo kunt doen. Dat betekent ook dat je in alle teams bepaalde expertise moet hebben. Dat verschilt nu per regio en per team. Daarom was het heel fijn dat we regelmatig met P5COM en met de zorgprogrammacoördinatoren om de tafel gingen. Dan kun je dilemma’s en oplossingen delen. Bovendien konden we samen kijken hoe we een aanbod over zorgprogramma’s heen konden organiseren.’
De eerste versie van het behandelaanbod van de toekomst is er. En het is gelukt om technologie een stevige plek te geven. Met de inzet van VR-brillen voor EMDR-behandelingen bijvoorbeeld, en met online modules voor bepaalde therapie-onderdelen. De organisatie gaat nu aan de slag met de implementatie. De Lange: ‘Veel mensen zullen hun werkwijze moeten veranderen. Maar we willen er allemaal een succes van maken. We voelen allemaal de enorme druk. We nemen nu bijvoorbeeld cliënten van elkaar over om wachtlijsten zo kort mogelijk te houden, maar daardoor gaan alle marges eruit. Het behandelaanbod van de toekomst gaat ons helpen. Het geeft managers ook meer handvatten om te sturen, en om gericht te ontwikkelen.’
Drenth: ‘Het aanbod is daarmee ook nooit af. Er zullen steeds nieuwe inzichten voor behandelingen komen. Het behandelaanbod van de toekomst biedt het overzicht om te bepalen voor welke therapieën dat iets betekent, en om systematisch te blijven verbeteren.’
Overdijk: ‘Er ligt een mooi fundament. Ik merk dat P5COM heel goede methodes heeft om de informatie die nodig is uit mensen te halen en te vertalen in goede werkprocessen. Bovendien zijn de consultants flexibel. Dit is een grootschalig en innovatief project, dus er gaat van alles anders dan je vooraf had bedacht. Het is heel fijn als consultants dan met je meepuzzelen. Ten slotte is de manier van samenwerken al gericht op een goede implementatie. Dit is óns project. Met ónze projectmanagers en -leiders. Zij worden ondersteund door P5COM. Daardoor blijft de kennis ook bij ons, zodat wij er zelf mee verder kunnen.’
