Met P5COM stonden we op het Corporatieplein 2023. Het Corporatieplein noemt zichzelf de leukste werkdag van de corporatiesector – en het was inderdaad een zeer geslaagde dag. Vol leuke gesprekken en inspirerende ontmoetingen. En tóch kwam ik er vandaan met een onbestemd gevoel. Want de nadruk op ICT lijkt soms zo groot, dat het risico ontstaat dat mensen en processen naar de achtergrond verdwijnen.
Vooropgesteld: dit is geen aanklacht tegen leveranciers van ICT. En zéker niet tegen leveranciers die hun klanten op veel vlakken ontzorgen. De grote ERP-leveranciers hebben allemaal pakketten die heel veel kunnen. En ze bieden allemaal oplossingen voor problemen waar corporaties in de praktijk ook daadwerkelijk tegenaanlopen.
Dit is wél een oproep om verrassingen te voorkomen. Ik ken veel corporaties die beter geworden zijn van de overstap naar een nieuw ERP, maar ook te veel waar dat niet voor geldt. En dat is zonde.
Daag jezelf écht uit
Overstappen op een nieuw, veelomvattend softwarepakket is een flinke operatie. Het is een hele uitdaging om de geplande implementatiedatum te halen. Óók als de leverancier goede ondersteuning biedt. En zelfs als je zijn best practices omarmt. Bovendien: dan hebben we het alleen nog maar over de technische implementatie. En die kan wel succesvol zijn, maar daarmee is nog niet gezegd dat het systeem ook daadwerkelijk landt in de organisatie.
Mijn advies is: pak het nóg groter aan. Dat klinkt misschien tegenstrijdig, maar een implementatie kost hoe dan ook veel tijd, energie en aandacht. Dan kun je het maar beter in één keer goed doen. Daarvoor is het belangrijk om de medewerkers uit je organisatie zoveel mogelijk mee te nemen, het liefst al bij de keuze voor een nieuw systeem. Kijk ook samen met hen of de best practices van de fabrikant wel aansluiten bij de visie en werkwijzes van jouw organisatie. Als een systeem bijvoorbeeld een andere volgorde van werkzaamheden aanhoudt dan jouw corporatie gewend is, is dat vragen om ellende. Het werkt immers in de hand dat mensen om het systeem heen gaan werken, met geitenpaadjes en schaduwadministraties op papier of in excell.
Durf te kiezen
Als er licht zit tussen jouw processen en je nieuwe systeem, moet je kiezen. Standaardisatie heeft IT-technisch veel voordelen, maar betekent ook dat je die standaardisatie in de praktijk door moet voeren. De vraag is of je dat wilt. Je kunt er ook voor kiezen om je eigen processen te behouden en die goed in het systeem in te regelen. Dan is dit wel hét moment om je processen tegen het licht te houden: kunnen ze efficiënter? Klantgerichter? Regel dat dan meteen, en neem het mee in de implementatie. Zo voorkom je dat je later nóg een berg veranderingen over je organisatie uitstort.
En eerlijk? Het echte werk begint sowieso daarna pas. De héle organisatie moet immers wennen aan nieuwe systemen en nieuwe processen. Dat vraagt om goede scholing, met continu beschikbare vraagbaken, en zo min mogelijk verrassingen. Dat is een kwestie van de lange adem, en van investeren. Maar je voorkomt er wel mee dat er verschillende clubjes in je organisatie op verschillende manieren gaan werken. En je voorkomt dat mensen zich gaan ergeren. Belangrijk, want na al het harde werk dat een implementatie sowieso meebrengt, is er niets zo vervelend als na een half jaar nog moeten horen dat het ‘er niet beter op geworden is’.
