Je leest op dit moment de privacy verklaring van P5COM. P5COM is een organisatieadviesbureau dat organisaties helpt beter te presteren. Nu en in de toekomst. Er zijn situaties waarin jouw gegevens door P5COM verzameld worden. Het is daarom goed dat jij weet wat daarmee gedaan wordt en hoe je jouw wensen rondom jouw gegevens kan aangeven. Daarover gaat deze verklaring.
Als jij je niet prettig voelt omtrent het gebruik van jouw gegevens door P5COM, neem dan gerust contact op.
Peter Lamme | p.lamme@p5com.eu | 035 531 00 62 | Dorpsstraat 9F | 1261 ES | Blaricum | btw-nummer NL8078.19.347.B01 | KVK Nr. 30154327
Er wordt voor een aantal doelen persoonsgegevens verzameld door P5COM. Deze worden hieronder toegelicht.
P5COM stuurt via e-mail nieuwsbrieven. Deze nieuwsbrieven zijn enerzijds commercieel en anderzijds gericht op kennisdeling. Je voornaam en e-mailadres worden verzameld via het daarvoor bestemde formulier op de website van P5COM. Daarnaast kan je mondeling of tekstueel gevraagd worden om je aan te melden.
Jouw gegevens zullen verzameld worden als jij contact opneemt met P5COM via de website. In dit formulier wordt echter alleen je e-mailadres gevraagd om via deze weg kennis en ervaring van P5COM te delen. Daarnaast leggen wij contactgegevens die schriftelijk of mondeling vrijwillig aan P5COM worden verstrekt, om in contact te blijven of om kennis te delen, vast in een CRM.
De website van P5COM verzamelt jouw gegevens om de website te verbeteren. Dit gebeurt met Google Analytics. Deze gegevens zijn anoniem en zijn dus niet gebonden aan jouw persoonlijke gegevens. Denk hierbij aan informatie zoals de duur van je website bezoek of de pagina’s die je veel bezoekt.
P5COM verzamelt voor het opstellen van overeenkomsten, voor contact tijdens en na opdrachten en voor de facturatie voor geleverde diensten contactgegevens van haar opdrachtgevers. Deze gegevens worden vrijwillig door opdrachtgevers verstrekt.
Mensen die bij P5COM solliciteren als collega met een dienstverband of freelance collega geven hun persoonlijke gegevens als naam, adres, leeftijd, telefoonnummer, werkervaring en opleidingen aan P5COM door in de vorm van een Curriculum Vitae.
Medewerkers en van P5COM en freelancers die voor P5COM opdrachten uitvoeren verstrekken P5COM gegevens die nodig zijn voor de uitvoering van onze werkzaamheden, om onderling met elkaar in contact te blijven en voor de betaling van salarissen of managementfees. Ook met deze gegevens gaan wij zeer zorgvuldig om. In een addendum bij elke arbeidsovereenkomst of overeenkomst van opdracht staat beschreven welke informatie wij verwerken, met welke reden, met wie dit gedeeld wordt en wat de bewaartermijnen zijn.
Alle gegevens worden alleen verwerkt met jouw uitdrukkelijke toestemming dan wel ter uitvoering van de overeenkomsten die worden aangegaan, dan wel om kennis te delen.
De gegevens die P5COM ontvangt en verwerkt worden beheerd d.m.v.:
De nieuwsbrieven worden verzonden met Mailchimp. Op het moment dat jij je aanmeldt voor de nieuwsbrief, wordt jouw e-mailadres en voornaam automatisch opgeslagen in de daarvoor bestemde lijst binnen Mailchimp.
De e-mail van P5COM wordt gehost bij Office 365 Als jij contact opneemt via de formulieren of via mail, worden die betreffende mails opgeslagen op de servers van Office 365.
De website en back-ups van de website worden gehost bij Yourhosting. Gegevens die jij achterlaat op de website van P5COM zijn op de servers van Yourhosting opgeslagen.
P5COM factureert voor geleverde diensten vanuit een voor P5COM ontwikkelde webbased facturatietool. Gegevens van opdrachtgevers die nodig zijn voor de facturatie van haar dienstverlening staan op de server van Ninebits.
Gegevens van opdrachtgevers staan opgeslagen op de server van P5COM. Deze servers staan in het BIT datacenter in Ede.
Gegevens die je verstrekt omdat deze nodig zijn voor de facturatie van onze dienstverlening en voor de fiscale verantwoording van onze activiteiten, worden verwerkt door Accountantskantoor Pyxis.
Voor de salarisverwerking, pensioenregeling, leaseregeling en ondersteuning bij ziekte delen wij met meerdere organisaties persoonsgegevens van onze collega’s. De specificatie van welke informatie wij delen met welke partij verstrekken wij bij het aangaan van arbeidscontracten of overeenkomsten van samenwerking.
Met alle bovenstaande partijen hebben wij verwerkingsovereenkomsten afgesloten om te borgen dat ook derde partijen zorgvuldig omgaan met je gegevens.
Jouw gegevens worden voor langere tijd bewaard door P5COM, maar nooit langer dan nodig is voor het uitvoeren van activiteiten, tenzij we op grond van een wettelijke regeling jouw gegevens langer moeten bewaren.
Jouw e-mailadres en voornaam worden opgeslagen in Mailchimp. De opslag van jouw gegevens is voor onbepaalde tijd. Jij kan je namelijk uitschrijven wanneer je maar wilt via de link onderaan de nieuwsbrieven of door een mail te sturen naar p.lamme@p5com.eu.
Op het moment dat je contact opneemt met P5COM via mail, dan worden die gegevens die jij meestuurt, zoals bijvoorbeeld je naam, bedrijfsnaam, en e-mailadres, opgeslagen op de mailserver. Die mails worden voor onbepaalde tijd bewaard op de mailserver. Contactgegevens die mensen vrijwillig aan P5COM worden verstrekt worden bewaard zolang als deze nodig zijn om de relatie te onderhouden. Wanneer je niet langer wenst dat jouw gegevens in ons CRM opgeslagen staan of aangeeft niet langer een relatie met P5COM te willen onderhouden, worden de gegevens binnen een werkweek verwijderd.
De gegevens die Analytics op de website verzameld zijn anoniem, dus niet verbonden aan jouw naam, bedrijf of e-mailadres. Deze gegevens worden voor onbepaalde tijd bewaard binnen Google Analytics.
Als je via een werving en selectie procedure gegevens aan P5COM hebt verstrekt, dan hanteren wij de volgende bewaartermijnen:
– Wanneer het niet tot een samenwerking komt: binnen twee weken vernietigen wij de gegevens
– Wanneer wederzijds interesse gewekt is, maar nu niet het juiste moment is om te gaan samenwerken: maximaal twee jaar na jouw toestemming
– Wanneer we gaan samenwerken: Tot maximaal twee jaar na het beëindigen van de samenwerking
Gegevens die nodig zijn in het kader van het opstellen en beheren van contracten en voor de facturatie bewaren wij voor onbeperkte tijd.
Er worden van jouw persoonsgegevens geen fysieke kopieën gemaakt. Je gegevens worden alleen beheerd in de eerdergenoemde systemen en software.
De persoonsgegevens die door P5COM of door eerder genoemde derden worden beheerd, zijn alleen toegankelijk via bovenstaande software en zijn beveiligd met een wachtwoord.
De apparaten die jouw gegevens openen zijn elk zelf ook vergrendeld met een wachtwoord en/of vingerafdruk. Harde schijven waarop gegevens kunnen staan zijn versleuteld. Het aantal apparaten die toegang hebben tot jouw gegevens wordt beperkt tot alleen de benodigde apparaten.
Gegevens die opgeslagen zijn op de servers van P5COM, staan beveiligd in een datacenter die gecertificeerd is conform ISO 27001 (norm informatieveiligheid).
Daarnaast wordt jouw bezoek aan onze website beveiligd door een SSL certificaat. Dit betekent dat jouw verbinding met de website van P5COM prive is. Je herkent deze beveiliging aan het groene slotje voor de url.
Je hebt het recht om ten alle tijden jouw gegevens op te vragen die bij P5COM vastgelegd en bewaard worden. Dit doe je door een e-mail te sturen of telefonisch contact op te nemen met P5COM. Je krijgt dan een overzicht van jouw gegevens.
Kloppen je gegevens niet? Of zijn je gegevens veranderd? Je hebt het recht om dit te laten rectificeren door P5COM. Je gegevens kan je aanpassen door een mail te sturen naar p.lamme@p5com.eu.
Mocht jij de gegevens nodig hebben die bij P5COM opgeslagen liggen in het geval je overstapt naar een andere partij of dienst, dan heb je het recht op overdracht. Hierbij dient P5COM al jouw gegevens over te dragen aan de andere partij.
Wil je niet langer dat jouw gegevens bij P5COM vastgelegd zijn? Dan heb je het recht op het laten wissen van jouw gegevens.
Je hebt het recht om een klacht in te dienen bij Autoriteit Persoonsgegevens, als je vindt dat P5COM niet op de juiste manier met jouw gegevens omgaat.
Wil jij niet dat P5COM jouw gegevens gebruikt? Dan heb je het recht op het stoppen van het gebruik van jouw persoonsgegevens.
Het gebruik maken van deze rechten kan via p.lamme@p5com.eu onder toezending van een kopie id-bewijs waarbij de pasfoto, de nummers onderaan het paspoort, idbewijsnummer en BSN onleesbaar zijn gemaakt. Het streven is om binnen een week te reageren.
P5COM verwerkt persoonsgegevens op grond van een gerechtvaardigd belang, namelijk een commercieel belang. Denk hierbij aan het aanbieden van diensten, kennisdeling of producten van P5COM via e-mail. Jouw gegevens zullen nooit verkocht worden aan derden.
De gegevens die verplicht zijn om aan te leveren, zijn de minimale benodigde gegevens voor het aanbieden van de diensten, kennisdeling of producten. Je e-mailadres is bijvoorbeeld nodig om de nieuwsbrief te kunnen versturen. Als deze verplichte gegevens niet worden aangeleverd, kan P5COM de betreffende dienst niet aanbieden.
Mocht het nodig zijn gegevens die jij hebt gedeeld met P5COM met anderen dan de hierboven genoemde partijen te delen, dan zal daar eerst jouw toestemming voor worden gevraagd.
P5COM behoudt zich het recht de gegevens te openbaren wanneer dit wettelijk is vereist dan wel wanneer P5COM dit gerechtvaardigd acht om te voldoen aan een juridisch verzoek/proces of om de rechten, eigendom of veiligheid van P5COM te beschermen. Daarbij trachten wij altijd jouw recht op privacy zoveel mogelijk te respecteren.
Heb je toch nog vragen? Neem gerust contact op via onderstaande contactgegevens.
Peter Lamme | p.lamme@p5com.eu | Dorpsstraat 9F |1261 ES | Blaricum | btw-nummer NL8078.19.347.B01 | KVK Nr. 30154327
