Je leest op dit moment de privacy verklaring van P5COM. P5COM is een organisatieadviesbureau dat organisaties helpt beter te presteren. Nu en in de toekomst. Er zijn situaties waarin jouw gegevens door P5COM verzameld (en verwerkt) worden. Het is daarom goed dat jij weet wat daarmee gedaan wordt en hoe je jouw wensen rondom jouw gegevens kan aangeven. Daarover gaat deze verklaring. Wij, P5COM, zijn dan ook bij deze als organisatie verwerkingsverantwoordelijk:
P5COM | info@p5com.eu | 035 531 00 62 | Dorpsstraat 9F | 1261 ES | Blaricum | btw-nummer NL8078.19.347.B01 | KVK Nr. 30154327
Als organisatie maken wij onderdeel uit van het Zorg van de Zaak netwerk. Als jij je niet prettig voelt omtrent het gebruik van jouw gegevens door P5COM, vragen hebt of iets wil melden, neem dan gerust contact op met onze functionaris gegevensbescherming (FG): functionarisgegevensbescherming@zorgvandezaak.nl.
Er wordt voor een aantal doelen (persoons-)gegevens verzameld door P5COM. Wij werken vanuit het ‘Privacy by default’ principe waar het uitgangspunt is dat wij zo min mogelijk persoonsgegevens van onze cliënten of hun klanten verwerken. De doelen waarvoor wij wel (persoons-)gegevens verwerken worden hieronder toegelicht.
P5COM stuurt via e-mail nieuwsbrieven. Deze nieuwsbrieven zijn enerzijds commercieel en anderzijds gericht op kennisdeling. Je (voor)naam en e-mailadres worden verzameld via het daarvoor bestemde formulier op de website van P5COM. Daarnaast kan je mondeling of tekstueel gevraagd worden om je aan te melden.
Rechtsgrond: toestemming persoon (vrijwillig verstrekt)
Jouw gegevens zullen verzameld worden als jij contact opneemt met P5COM. Wij leggen contactgegevens die schriftelijk of mondeling vrijwillig aan P5COM worden verstrekt, om in contact te blijven of om kennis te delen, vast in een CRM.
Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang
De website van P5COM verzamelt jouw gegevens om de website te verbeteren. Dit gebeurt met Google Analytics. Deze gegevens zijn anoniem en zijn dus niet gebonden aan jouw persoonlijke gegevens. Denk hierbij aan informatie zoals de duur van je website bezoek of de pagina’s die je veel bezoekt.
Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang (commercieel belang)
P5COM verzamelt voor het opstellen van overeenkomsten, voor contact tijdens en na opdrachten en voor de facturatie voor geleverde diensten contactgegevens van haar opdrachtgevers.
Rechtsgrond: noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst
Mensen die bij P5COM solliciteren als collega met een dienstverband of freelance collega geven hun persoonlijke gegevens als naam, adres, leeftijd, telefoonnummer, werkervaring en opleidingen aan P5COM door in de vorm van een Curriculum Vitae en motivatiebrief.
Rechtsgrond: Toestemming
Medewerkers van P5COM en freelancers die voor P5COM opdrachten uitvoeren verstrekken P5COM gegevens die nodig zijn voor de uitvoering van onze werkzaamheden, om onderling met elkaar in contact te blijven en voor de betaling van salarissen of management fees. In een addendum bij elke arbeidsovereenkomst of overeenkomst van opdracht staat beschreven welke informatie wij verwerken, met welke reden, met wie dit gedeeld wordt en wat de bewaartermijnen zijn.
Rechtsgrond: Toestemming
Bij gebruikmaken van een recht zoals beschreven onder ‘6. Jouw Rechten’ vragen wij persoonsgegevens uit ter verificatie van je identiteit.
Rechtsgrond: wettelijk verplicht
De gegevens die P5COM ontvangt en verwerkt worden beheerd d.m.v.:
P5COM maakt gebruik van verschillende ICT partners t.b.v. communicatie, uitvoering van onze diensten en facturatie. Gegevens worden opgeslagen op de servers van deze ICT partners (Mailchimp, Office 365, Yourhosting en Ninebits).
Gegevens die je verstrekt omdat deze nodig zijn voor de facturatie van onze dienstverlening en voor de fiscale verantwoording van onze activiteiten, worden verwerkt door ons moederbedrijf, Zorg van de Zaak.
Voor de salarisverwerking, pensioenregeling, leaseregeling en ondersteuning bij ziekte delen wij met meerdere organisaties persoonsgegevens van onze collega’s. De specificatie van welke informatie wij delen met welke partij verstrekken wij bij het aangaan van arbeidscontracten of overeenkomsten van samenwerking.
Met alle bovenstaande partijen hebben wij verwerkingsovereenkomsten afgesloten om te borgen dat ook derde partijen zorgvuldig omgaan met je gegevens. Verder maken wij geen gebruiken van geautomatiseerde besluitvorming (incl. profilering) en geven geen persoonsgegevens door buiten de EER of aan internationale organisaties.
Wij houden ons aan de wettelijke bewaartermijnen. Jouw gegevens worden voor langere tijd bewaard door P5COM, maar nooit langer dan nodig is voor het uitvoeren van activiteiten, tenzij we op grond van een wettelijke regeling jouw gegevens langer moeten bewaren. Wettelijk is P5COM verplicht financiële gegevens 7 jaar vanaf het einde van het kalenderjaar te bewaren.
Jouw e-mailadres en voornaam worden opgeslagen in Mailchimp. De opslag van jouw gegevens is voor onbepaalde tijd. Jij kan je namelijk uitschrijven wanneer je maar wilt via de link onderaan de nieuwsbrieven of door contact op te nemen met ons.
Op het moment dat je contact opneemt met P5COM via mail, dan worden die gegevens die jij meestuurt, zoals bijvoorbeeld je naam, bedrijfsnaam, en e-mailadres, opgeslagen op de mailserver. Die mails worden voor onbepaalde tijd bewaard. Contactgegevens die door mensen vrijwillig aan P5COM worden verstrekt worden bewaard zolang als deze nodig zijn om de relatie te onderhouden. Wanneer je niet langer wenst dat jouw gegevens in ons CRM opgeslagen staan of aangeeft niet langer een relatie met P5COM te willen onderhouden, worden de gegevens binnen een werkweek verwijderd.
De gegevens die Analytics op de website verzameld zijn anoniem, dus niet verbonden aan jouw naam, bedrijf of e-mailadres. Deze gegevens worden voor onbepaalde tijd bewaard binnen Google Analytics.
Als je via een werving en selectie procedure gegevens aan P5COM hebt verstrekt, bewaren wij de gegevens zolang de werving en selectie procedure loopt. Hierna wordt de informatie binnen 4 weken na beëindiging van de sollicitatieprocedure vernietigd wanneer de procedure niet leidt tot een samenwerking. Indien wij gaan samenwerken worden de gegevens die nodig zijn voor de samenwerking overgezet naar onze interne administratie.
Gegevens die nodig zijn in het kader van het opstellen en beheren van contracten en voor de facturatie bewaren wij voor onbeperkte tijd.
6 Persoonsgegevens
Gegevens nodig om je identiteit te verifiëren worden bewaard zolang dit nodig is om te voldoen aan wettelijke verplichting en niet langer.
Er worden van jouw persoonsgegevens geen fysieke kopieën gemaakt. Je gegevens worden alleen beheerd in de eerdergenoemde systemen en software.
De persoonsgegevens die door P5COM of door eerder genoemde derden worden beheerd, zijn alleen toegankelijk via bovenstaande software en zijn beveiligd met een wachtwoord.
De apparaten die jouw gegevens openen zijn elk zelf ook vergrendeld met een wachtwoord en/of vingerafdruk. Harde schijven waarop gegevens kunnen staan zijn versleuteld. Het aantal apparaten dat toegang heeft tot jouw gegevens wordt beperkt tot alleen de benodigde apparaten.
Daarnaast wordt jouw bezoek aan onze website beveiligd door een SSL certificaat. Dit betekent dat jouw verbinding met de website van P5COM privé is. Je herkent deze beveiliging aan het groene slotje voor de url.
In de Algemene Verordening Gegevensbescherming staat beschreven welke rechten je hebt als persoon. Deze worden hieronder kort samengevat. Om gebruik te maken van deze rechten kan je een verzoek sturen naar jouw contactpersoon bij P5COM, onze functionaris gegevensbescherming (functionarisgegevensbescherming@zorgvandezaak.nl) of onze privacy officer (r.huige@p5com.eu) die tevens ons verwerkingsregister beheert. Slechts in uitzonderlijke gevallen mag P5COM niet ingaan op je verzoek. Je ontvangt dan een schriftelijke toelichting. Voordat wij jouw verzoek in behandeling nemen, zijn wij wettelijk verplicht om in dit geval ook jouw identiteit vast te stellen. Dit kan door een bezoek aan P5COM te brengen of doordat we je contacteren en vaststellen dat het verzoek van jou afkomstig is. In het uitzonderlijke geval dat het toch nodig blijkt te zijn, kunnen wij vragen naar een geldig ID waarbij de gevoelige gegevens onleesbaar zijn gemaakt of een andere vorm van identificatie. Lever dus voldoende informatie aan zodat wij jou kunnen contacteren om je identiteit vast te stellen. Het streven is om binnen een week te reageren, doch uiterlijk binnen 1 maand.
1 Recht op inzage
Je hebt het recht om ten alle tijden jouw gegevens op te vragen die bij P5COM vastgelegd en bewaard worden. Dit doe je door een e-mail te sturen of telefonisch contact op te nemen met P5COM. Je krijgt dan een overzicht van jouw gegevens.
2 Recht op rectificatie
Kloppen je gegevens niet? Of zijn je gegevens veranderd? Je hebt het recht om dit te laten rectificeren door P5COM.
3 Recht op overdracht
Mocht jij de gegevens nodig hebben die bij P5COM opgeslagen liggen in het geval je overstapt naar een andere partij of dienst, dan heb je het recht op overdracht. Hierbij dient P5COM al jouw gegevens over te dragen aan de andere partij.
4 Recht op wissen van gegevens
Wil je niet langer dat jouw gegevens bij P5COM vastgelegd zijn? Dan heb je het recht op het laten wissen van jouw gegevens.
5 Recht op het indienen van een klacht
Ben je ontevreden over de dienstverlening van P5COM? Dan kan je jouw klacht met ons delen, hiervoor verwijzen wij je graag naar jouw contactpersoon bij P5COM of onze privacy officer. Ook heb je het recht om een klacht in te dienen bij Autoriteit Persoonsgegevens, als je vindt dat P5COM niet op de juiste manier met jouw gegevens omgaat. Dit graag nadat je de klacht aan P5COM hebt voorgelegd.
6 Recht op stop gegevensgebruik (bezwaar)
Wil jij niet dat P5COM jouw gegevens gebruikt? Dan heb je het recht op het stoppen van het gebruik van jouw persoonsgegevens.
De gegevens die verplicht zijn om aan te leveren, zijn de minimale benodigde gegevens voor het aanbieden van de diensten, kennisdeling of producten. Je e-mailadres is bijvoorbeeld nodig om de nieuwsbrief te kunnen versturen. Als deze verplichte gegevens niet worden aangeleverd, kan P5COM de betreffende dienst niet aanbieden.
Mocht het nodig zijn gegevens die jij hebt gedeeld met P5COM met anderen dan de hierboven genoemde partijen te delen, dan zal daar eerst jouw toestemming voor worden gevraagd. J ouw gegevens zullen nooit verkocht worden aan derden.
P5COM behoudt zich het recht de gegevens te openbaren wanneer dit wettelijk is vereist dan wel wanneer P5COM dit gerechtvaardigd acht om te voldoen aan een juridisch verzoek/proces of om de rechten, eigendom of veiligheid van P5COM te beschermen. Daarbij trachten wij altijd jouw recht op privacy zoveel mogelijk te respecteren.
Heb je toch nog vragen? Neem gerust contact.
Versie datum: 14 mei 2025
