Kunnen jullie ons helpen een stabiel lesrooster te publiceren dat tijdig beschikbaar is voor docenten en studenten?
Bij een opleiding van Avans Hogeschool waren lesroosters altijd pas laat beschikbaar. Inzetcoördinatoren hadden elke periode grote moeite om het rooster rond te krijgen. Bovendien werden na publicatie altijd nog veel wijzigingen doorgevoerd. Lastig voor studenten, want het leidde vaak tot het op het laatste moment verplaatsen van afspraken en moeilijkheden met het plannen van bijbaantjes. Bovendien hadden ze regelmatig veel tussenuren. En lastig voor docenten, want zij zaten volledig ‘vast’ gepland en ervoeren geen ruimte om flexibel te kunnen zijn in taken en afspraken.
Roosteren is een complex proces en van veel factoren afhankelijk. Uit onze analyse bleek dat het de roostermakers ontbrak aan de juiste informatie op het juiste moment. Als je roostert zonder dat je weet welke lessen moeten worden gegeven, welke docenten beschikbaar zijn of wanneer de projectweken zijn, is het ondoenlijk om een stabiel rooster te creëren. Het belangrijkste probleem bleek echter de beschikbaarheid van de docenten te zijn. Alle uren van een docent zijn vastgelegd in een jaartaak. Die uren werden geroosterd en werden daarmee de bepalende factor bij het roosteren, niet het lesprogramma. Dat werkte zeer beperkend, want iedere kleine afwijking op het rooster door ziekte of afwezigheid van de docent, leidde direct tot forse roosterwijzigingen. Met als gevolg: ontevreden studenten en een hoge werkdruk bij docenten. Door de bedoeling (leerlingen opleiden) weer centraal te stellen, moest daar iets aan te doen zijn.
Het doel van het project was dan ook tweeledig. Enerzijds de student en de lessen weer centraal stellen in het roosterproces. Anderzijds ervoor zorgen dat docenten weer meer vrijheid ervaren in de sturing van werk en tijd: van inspanningsverplichting naar resultaatsverplichting. Met het curriculum als uitgangspunt – en niet meer de beschikbaarheid van docenten.
Voor het project hebben we een werkgroep geformeerd uit inzetcoördinatoren, roosteraars, docenten en studenten. Met deze werkgroep hebben we de volgende stappen gezet:
Hoe komt het rooster nu tot stand? Welk systeem gebruiken we en waar lopen we tegenaan? Hoe moet het nieuwe proces gaan lopen? En als we willen roosteren zonder de beschikbaarheid van de docenten als leidraad te nemen, hoe komen we dan tot een goed rooster? Door die vragen uitgebreid met elkaar te bespreken, kregen alle leden van de werkgroep inzicht in de materie en begrip voor elkaar. En het hielp om alvast de geesten te scherpen voor de vervolgstappen.
Vervolgens hebben we gezamenlijk de randvoorwaarden en bepalende factoren benoemd om tijdig en stabiel te kunnen roosteren. De belangrijkste randvoorwaarde was tijdige en correcte informatie over het curriculum, het jaarrooster en de lokalen. Als belangrijkste bepalende factor is de flexibiliteit van docenten benoemd: welke vakken moet een docent kunnen geven?
Daarna zijn we gaan proefdraaien: een rooster maken voor de komende periode op basis van het geformuleerde doel en uitgangspunten. De problemen die we hierbij ondervonden, losten we zo pragmatisch mogelijk op. Als niet alles uit het systeem kon komen, maakten we zelf een overzicht of bedachten we een alternatief om het toch te kunnen regelen. Zo was bijvoorbeeld de formatie nog niet rond. Maar in plaats van ons daardoor te laten hinderen, zijn we verder gegaan met roosteren op basis van de meest minimale bezetting.
Na het proefdraaien lag er een conceptrooster. Dat zijn we vervolgens in groepssessies met de docenten gaan vullen. Wat in het rooster vast stond, waren de lessen, de tijdstippen en de lokalen. Daar konden docenten zich op inschrijven. De lessen die overbleven, hebben we gezamenlijk over de groep verdeeld.
Docenten krijgen nog maar een paar lesuren per dag ingepland – de rest van hun tijd vullen ze zelf in
Inmiddels heeft Avans een half jaar ervaring met het nieuwe roosterproces. En het pakt precies zo uit als gepland. Het rooster wordt al drie periodes zonder noemenswaardige moeite op tijd gepubliceerd. Studenten hebben een repeterend rooster en hoeven niet nutteloos op school te zijn. Bovendien zijn de lessen beter verspreid: leerlingen hebben iedere dag – volgens het beleid van de school – twee of drie uur les, in plaats van de ene dag niets en de andere dag zeven uur. Docenten krijgen nog maar een paar lesuren per dag ingepland – de rest van hun tijd vullen ze zelf in. En ze geven aan dat ze dit heerlijk vinden; ze hebben inspraak in welke taken ze oppakken en wisselen bijvoorbeeld per periode van vrije dag Ook de flexibiliteit is vergroot. Lessen die voorheen door één specifieke docent gegeven konden worden, worden nu door meerdere docenten gegeven. Docenten kunnen hierdoor vacatures in een team gemakkelijk tijdelijk opvangen. Het onderwijsteam pakt zijn rol perfect op. Alle lessen worden volgens het rooster gegeven.
