Kunnen jullie een ontwerp maken waarmee we de toekomst gezond tegemoet gaan?
Een grote kraamzorgorganisatie zag haar omzet teruglopen. Ook lukte het haar niet zo goed om invulling te geven aan de behoefte die verloskundigenpraktijken al een aantal jaren hebben, namelijk: lokaal werken. Daarbij zijn vaste teams van kraamverzorgenden gekoppeld aan specifieke praktijken. De kraamzorgorganisatie vroeg ons een ontwerp te maken waarmee de omzet weer zou stijgen en er lokaal gewerkt kon worden.
We spraken met mensen uit de hele organisatie over wat er precies speelde. Op basis daarvan maakten we een analyse. Grote lijn: de organisatie kan betere zorg leveren én de omzet verhogen door de banden met de verloskundigenpraktijken aan te halen. De verloskundige en de kraamverzorgende vormen immers opeenvolgende stappen in de keten. Hoe beter zij samenwerken, hoe groter de kwaliteit van zorg. En optimaal samenwerken lukt als je elkaar goed kent en op elkaar ingespeeld bent. Bovendien zijn verloskundigen de mensen die tegen aanstaande moeders zeggen met welke kraamzorgorganisaties zij goede ervaringen hebben. Om dit lokale werken te bereiken was binnen de kraamzorgorganisatie wel verandering nodig: de planning moest beter op orde, de beschikbaarheid verhoogd en er moest een plan komen om de samenwerking te versterken.
De kraamzorgorganisatie werkte al regionaal. Ze had haar werkgebied in vier stukken verdeeld. Wij maakten samen met het management het ontwerp voor lokale samenwerking. Dat deden we door te kijken welke praktijken belangrijk zijn, hoe de geografische ligging van deze praktijken is, hoeveel uren verzorging er nodig zijn en welke beschikbare uren de teams hebben. Zo konden we teams koppelen aan praktijken. Daarnaast richtten we vaste back-upteams in. Zodat er ook bekende gezichten zijn als het ‘eigen’ team de bezetting niet rond krijgt.
Met de indeling die we maakten, zijn we teruggegaan naar de teams van kraamverzorgenden en de teamcoaches. We vroegen hen: klopt het zo? Of kunnen er dingen handiger? De teams kwamen met een aantal wijzigingen. Die hebben we allemaal doorgevoerd. Dit had twee voordelen: het ontwerp werd beter én de kraamverzorgenden voelden zich mede-eigenaar van het ontwerp.
Het maken van de planning is niet eenvoudig in een kraamzorgorganisatie. Het helpt als de beschikbaarheid van kraamverzorgenden zo groot mogelijk is. Dat ze bijvoorbeeld een keertje op donderdag willen werken, als dat eigenlijk hun werkdag niet is. Of dat ze bereid zijn een nachtdienst te draaien als het in hun eigen dorp is. We hebben de kraamverzorgenden gevraagd: wat kun je en wat wil je? De een kan hier iets flexibeler zijn, en de andere daar.
Uit onze analyse bleek dat de basisbezetting niet op orde was. Daardoor kon het voorkomen dat de afdeling planning op het laatste moment van alles moest regelen en moest schuiven in de bezetting. Hierdoor bleef ze wat achter de feiten aanlopen. Natuurlijk zijn geboortes onvoorspelbaar, maar toch kun je ongeveer inschatten welke bezetting er overdag, in de avond en in de nacht nodig is om in de vraag te kunnen voorzien. Dat is een kwestie van in kaart brengen hoeveel aanstaande moeders in de hoeveelste week van hun zwangerschap zijn. Nu kijkt planning twee keer per week: heb ik de basisbezetting op orde?
Als een dienst begint, terwijl er nog geen baby is geboren of een bevalling gaande is, staat een kraamverzorgende op wacht. Deze uren die ze niet werkt, maar wel dienst heeft, heten min-uren. En die moeten later ingehaald worden, omdat er wel voor betaald wordt. Bij deze organisatie waren de min-uren aan het einde van het jaar gigantisch opgelopen. Dat is een dilemma: je kunt het geld moeilijk terugvragen, maar die uren zijn ook niet zo maar extra gewerkt. We zijn begonnen om het aantal min-uren naar een acceptabel niveau te brengen door in overleg te gaan met de planning. Zij plannen verloskundigen met veel min-uren bijvoorbeeld in bij gezinnen waar drie keer zes uur zorg nodig is, en niet bij gezinnen waar drie keer drie uur nodig is.
Deze kraamzorgorganisatie had al een start gemaakt met de inrichting van zelfsturende teams, omdat dit medewerkers de mogelijkheid geeft om meer verantwoordelijkheid te nemen. Punt was wel dat de rollen in die teams nog niet scherp genoeg waren ingevuld. En die rollen waren wel erg belangrijk voor het lokale werken. Daarom hebben wij ze concreter gemaakt: de rol planning en de rol contact verloskundigenpraktijken. De eerste heeft als taak om de grote lijn van de bezetting op orde te houden door de zorgvraag centraal te stellen. Eerder gaf het team gewoon de vakanties door aan planning, en moest het maar zien te regelen, ook als iedereen tegelijk weg was. Nu kijken de kraamverzorgenden samen: hoeveel zorg komt eraan? Welke vakanties staan voor de deur, dus wie kan wanneer weg?
De sterrolhouder verloskundigenpraktijken kijkt samen met de regiomanager hoe ze de banden met de verloskundigenpraktijken kan aanhalen. En dat is meer dan een stapeltje folders neerleggen. Ze gaan in gesprek, peilen behoeftes en kijken hoe ze daar invulling aan kunnen geven. Het aanscherpen van de rollen heeft ervoor gezorgd dat de sterrolhouders zich meer eigenaar voelen van hun taak.
Nog niet met alle praktijken zijn gesprekken gevoerd. Maar achter de schermen is de kraamzorgorganisatie wel al begonnen met de nieuwe manier van werken. Dat heeft als voordeel dat er nog geen beloftes zijn gedaan aan de praktijken, en de kraamzorgorganisatie in de praktijk kan ervaren wat heel goed gaat en wat nog verbetering behoeft. Zodat ze voor dat laatste weer aanpassingen kan doen. Dat er achter de schermen gewerkt wordt, betekent niet dat het vrijblijvend is. De manager zit met regelmaat met iemand van de planning én de sterrolhouder planning om de tafel om te kijken wat er beter kan, en hoe ze dat gaan doen.
De organisatie heeft nu een goed gefundeerd ontwerp waarmee ze de toekomst aankan. Het ontwerp is gebaseerd op diegenen waar het om draait: de mensen op de werkvloer. Zij moeten ermee uit de voeten kunnen. We hebben het ontwerp bovendien zo ver uitgewerkt dat de organisatie zelf de implementatie kan doen. Eenvoudigweg door aan de slag te gaan. En natuurlijk bellen we af en toe nog om te horen hoe het gaat. Zo volgen we de ontwikkelingen vanaf de zijlijn.
