Eén budget per patiënt, verstrekt aan één zorgaanbieder. Dat is het uitgangspunt van het financieringsstelsel Jeugd van de gezamenlijke gemeenten in de provincie Friesland.
Op 1 januari 2018 ging dit nieuwe stelsel in. En voor GGZ Friesland betekende het een flinke uitdaging. Want als een jongere andere zorg nodig heeft dan zij kan leveren, moet ze andere organisaties als onderaannemers inschakelen, zonder dat dat regelwerk betaald wordt. De vraag die de organisatie daarom aan P5COM stelde was: hoe zorgen we ervoor dat we goede zorg kunnen leveren en betaald krijgen, met zo min mogelijk bureaucratisch gedoe?
Samen met GGZ Friesland en vier andere organisaties met wie ze veel samenwerkt, gingen we om de tafel. Jeugdhulp Friesland, Kinder- en jeugdtraumacentrum Fier, VNN Verslavingszorg en Reik, een organisatie voor hulp aan jongeren met een beperking. We bespraken hoe de organisaties in de toekomst wilden samenwerken, hoe ze processen op elkaar zouden laten aansluiten en met welke tarieven ze zouden werken. De resultaten legden we samen vast in een raamovereenkomst. Voor de samenwerking op casusniveau maakten we opdrachtformulieren. Zodat iedereen op een standaardmanier aan het werk kon.
In januari gingen we aan de slag met het proces: hoe ontvangt en verleent GGZ Friesland opdrachten, hoe werkt de betaling, wie is waar precies verantwoordelijk voor? En we inventariseerden wat écht nodig is. Dat is kennis over het hoofdproces Jeugdzorg – hoe werkt het met de beschikkingen, hoe stellen we indicaties en hoe kunnen we deze, als het nodig is, wijzigen? We wilden zo veel mogelijk aansluiten bij de bestaande processen en zo veel mogelijk automatiseren. Dat lukte door voor dit proces het digitale inkoopsysteem van GGZ Friesland te gebruiken. Het voordeel daarvan is dat het veel handelingen scheelt. Een manager kan met één druk op de knop accorderen en de administratie hoeft alleen maar in te voeren, de rest gaat vanzelf. We maakten bovendien een productenboek waarin we behandelingen en tarieven beschreven. Zo kan GGZ Friesland snel een antwoord formuleren op vragen van externen. En hoeft ze niet steeds opnieuw te rekenen. Bekijk hier hoe het proces is ingericht.
Een manager kan met één druk op de knop accorderen en de administratie hoeft alleen maar in te voeren, de rest gaat vanzelf.
De administratie van jeugdzorg én het maken van contracten is precies werk, maar geen werk dat meerdere keren op een dag terugkomt. Daarom besloten we samen twee mensen op de administratie daarvoor verantwoordelijk te maken. Zij zijn inmiddels gespecialiseerd in de materie, en zijn daardoor kennisdrager voor de hele organisatie. Bovendien zorgen ze er met zijn tweeën voor zorgen dat er niets tussen wal en schip valt.
Daarom besloten we samen twee mensen op de administratie daarvoor verantwoordelijk te maken. Zij zijn inmiddels gespecialiseerd in de materie, en zijn daardoor kennisdrager voor de hele organisatie.
We hebben bijeenkomsten gehouden voor alle professionals die met jongeren werken. Enthousiaste jonge psychologen en orthopedagogen. Samen met medewerkers van GGZ Friesland trainden we de nieuwe manier van werken en nadenken. Want hoe goed het nieuwe stelsel ook bedacht is, in de praktijk bleek het vaak anders te gaan. Een jongere had bijvoorbeeld al ergens anders hulp – en dus een beschikking met budget – toen hij bij ons kwam. In de nieuwe werkwijze vrágen we jongeren / ouders daarom of ze al lopende hulp hebben en zo ja, bij wie. Die partijen bellen we dan om af te stemmen. Heel vaak blijkt dan dat hulp van anderen eigenlijk niet meer nodig is, of dat GGZ Friesland als onderaannemer van die ándere partij aan de slag kan. Dat voorkomt onnodige administratie.
Het proces bij GGZ Friesland loopt geolied. De organisatie kan snel ingrijpen wanneer iets niet goed loopt en zet geen onnodige administratieve stappen. Ook kan ze snel handelen bij vragen vanuit andere regio’s of van andere organisaties. Zo bereikt ze wat ze wilde: goede zorg leveren, zonder veel bureaucratisch gedoe.
Project Director
