In veel zorgorganisaties krijgt vastgoedbeheer niet de aandacht die het verdient, ziet Rob Nas, Project Director bij P5COM. Zonde, vindt hij dat. En gevaarlijk: ‘De betaalbaarheid van de zorg staat al jaren onder druk, en bij veel organisaties is de huisvestingsvergoeding cruciaal voor de exploitatie. Kort door de bocht: geld voor vastgoed wordt gebruikt om de gaten in de zorgexploitatie te dichten. Dat kun je niet onbeperkt doen. Achterstallig onderhoud brengt onvoorspelbare kosten met zich mee. En het maakt een organisatie minder aantrekkelijk, voor cliënten en medewerkers.’
Nas: ‘Als ik zorgbestuurders vraag waar de focus van hun organisatie ligt, noemen ze met gemak tien tot twintig zorggerelateerde onderwerpen. Pas daarna komt het vastgoed. Logisch: we hebben het over zorgorganisaties, niet over vastgoedclubs. Maar als je vastgoed niet voldoende aandacht geeft, degenereert het. En dan komt er opeens een moment dat de kosten echt de pan uit rijzen.’
Juist voor kwetsbare mensen is dat woongenot extreem belangrijk, zien we in de praktijk.
Volgens Nas is het zaak om een goed evenwicht te vinden. ‘Je kunt je vastgoed en zorg eigenlijk ook niet als afzonderlijke elementen zien. Binnen veel organisaties wordt klanttevredenheid steeds belangrijker. Als je langdurige zorg biedt, is een plezierige omgeving cruciaal voor het welbehagen van je cliënten. Juist voor kwetsbare mensen is dat woongenot extreem belangrijk, zien we in de praktijk. Als een bewoner ’s ochtends zonder warm water zit, of zonder verwarming, dan maakt het zorgpersoneel zich daar terecht erg druk om. Maar zodra het euvel dan verholpen is, gaat de aandacht weer naar andere zaken.’
‘Er wordt meestal niet gezocht naar oplossingen om dergelijke situaties te voorkomen, terwijl je daarmee veel geld én frustratie kunt besparen. De focus moet dus anders. En dat begint bij het simpele besef dat goed vastgoed cruciaal is voor goede zorg. Goede plannen en stevige afspraken helpen medewerkers vervolgens ook om scherper op hun omgeving te letten. Omdat ze weten dat ze meteen ergens terecht kunnen, als ze gebreken constateren. En dat elk issue zo snel mogelijk wordt opgelost.’
Het is op de lange termijn duurder om telkens maar weer pleisters te plakken, dan om de oorzaken van mankementen weg te nemen.
Incidenteel onderhoud moet dus goed geregeld, maar liever nog voorkomen worden. Want juist incidenteel onderhoud loopt in de papieren. Nas: ‘Het is op de lange termijn duurder om telkens maar weer pleisters te plakken, dan om de oorzaken van mankementen weg te nemen. Bovendien verstoort incidenteel onderhoud de dagelijkse zorg vaak ook veel meer dan tijdig en gepland onderhoud. Veel organisaties hebben in hun eigen onderhoudsdienst gesneden om kosten te besparen. Voor het onderhoud hebben ze contracten afgesloten met aannemers. In de praktijk is dat de eerste jaren inderdaad vaak wat goedkoper, maar lopen de kosten daarna hard op. Bovendien maak je jezelf erg afhankelijk van je onderhoudspartner. Die heeft meer klanten. Maar een kwetsbare oudere in een zorginstelling kan écht niet twee dagen wachten tot de ketel gerepareerd is.’
Alles begint met inzichtelijk krijgen hoe het onderhoud op dit moment concreet georganiseerd is.
Voor de duidelijkheid: dat betekent niet per definitie een afscheid van externe partners. Het is alleen wel zaak om onderhoud en beheer zó in te richten, dat er langjarige garanties zijn voor de prestaties. Wie de werkzaamheden dan ook maar uitvoert. Nas: ‘We hebben daar veel ervaring mee opgedaan bij woningcorporaties. In die sector maken organisaties enorme slagen als ze inzetten op resultaatgericht samenwerken, en sturen op basis van de total cost of ownership. Ze werken dan met een beperkt aantal onderhoudspartners samen aan het verbeteren van de kwaliteit van de vastgoedportefeuille, met vooraf helder gedefinieerde doelstellingen. We zien dat het uitvoeringsproces dan stap voor stap beter wordt, en de onderhoudskosten steeds lager. Die manier van werken kan ook voor zorgorganisaties uitermate effectief zijn.’
‘Alles begint met inzichtelijk krijgen hoe het onderhoud op dit moment concreet georganiseerd is. Wij gebruiken daar een scan voor, die bestaat uit data-analyse, interviews met sleutelfiguren en veldonderzoek. Daarmee krijg je in korte tijd een heel helder beeld van de processen, de doorlooptijden, de kosten en de cliënttevredenheid. Zowel op papier, als in de praktijk. En daardoor wordt ook helder waar het verbeterpotentieel ligt. Op basis daarvan kunnen we samen oplossingen ontwikkelen en implementeren. Of het nou gaat om planbaar onderhoud, om de aanbesteding daarvan, om de inrichting van de vastgoedportefeuille, of om de samenwerking met externe partijen. Dat is niet makkelijk, maar echt de moeite waard om op te pakken. Want als je het goed doet, heb je de basis voor de komende tig jaar op orde.’
Project Director
