Wat zijn de belangrijkste uitdagingen bij het werken met het Zorgprestatiemodel? En welke oplossingsrichtingen zien GGZ-aanbieders? Daarover ging de eerste digitale ronde tafel Besturing in ZPM die P5COM in het voorjaar van 2022 hield. Directeuren, managers en beleidsadviseurs van zestien GGZ- en FZ-organisaties namen deel. Grote lijn: het is moeilijk sturen vanwege aannames, verschillen tussen behandelaren, en hiaten in het systeem. Samen zoeken naar de beste weg, werkt wel. Binnen de organisaties én erbuiten, bijvoorbeeld tijdens deze ronde tafel.
Je zit met je rug naar waar je naartoe gaat. Je weet nog niet of je het goed doet. En dat maakt het lastig om te sturen.
Roeien, daar lijkt werken met het ZPM nog het meest op, volgens Petra de Leede, Project Director bij P5COM: ‘Je zit met je rug naar waar je naartoe gaat. Je weet nog niet of je het goed doet. En dat maakt het lastig om te sturen.’
En dat ‘niet weten of je het goed doet’ zit in allerlei factoren, volgens de deelnemers. Allereerst is de norm voor directe tijd voor behandelaren gebaseerd op de oude norm uit het DBC. Daar is serieus rekenwerk voor gedaan, maar er zitten nog wel allerlei aannames in, waarvan in praktijk nog moet blijken of die juist zijn. Bovendien heeft nog geen van de organisaties gefactureerd, dus kijken ze nu allemaal nog naar een deel van de werkelijkheid. Namelijk: de theorie.
Zo lang er onduidelijkheid over is, weet je ook dat er nog ruimte is voor verbetering
In de praktijk zijn er allerlei uitdagingen. Sophie Koek, directeur bedrijfsvoering bij Parnassia Groep: ‘Dat begint al met het schrijven van tijd. Wij krijgen nog best veel praktische vragen van behandelaren over hoe ze bepaalde uren moeten schrijven.’ Marlot Lamers, beleidsadviseur bij Inforsa: ‘Die vragen krijgen wij ook. Kun je bijvoorbeeld overleg met advocaten tot directe tijd rekenen? Zo lang daar onduidelijkheid over is, weet je ook dat er nog ruimte is voor verbetering.’
De vraag is bovendien of de norm voor iedereen haalbaar is. Marlot Lamers: ‘We hebben een dashboard gemaakt, waarin behandelaren hun norm en de realisatie ervan zien voor de directe én indirecte tijd. Uit die realisatie wordt ook duidelijk dat er veel verschil zit tussen behandelaren. Een behandelaar op een relatief rustige afdeling heeft een heel andere agenda dan iemand die bij de crisisdienst werkt. Die verschillen geven druk.’
Op zich is het sturen op uren in de GGZ het probleem niet.
Die druk wordt nog eens vergroot doordat in de agenda alleen de directe uren hoeven te staan, en behandelaren dus nu een halflege agenda zien. Lila van de Sande is behandelaar en directeur patiëntenzorg bij Fivoor. ‘Ook psychologen willen graag hapklare brokken. Eerder hadden ze een duidelijk doel: de norm van 85 procent halen en de agenda helemaal vol zetten. Nu is dat ingewikkelder.’ Elien Meijer, projectleider ZPM bij GGzE: ‘Op zich is het sturen op uren in de GGZ het probleem niet. Ik kom uit het bankwezen en ik stond ervan te kijken hoe gedreven mensen in de GGZ zijn om hun norm te halen. Het voelt vanuit die historie voor psychologen niet goed om niet alles op te schrijven wat ze doen.’
Volgens Perla Breedveld, Managing Consultant bij P5COM, zijn er twee complicerende factoren: ‘Het verschilt per soort directe tijd hoeveel indirecte tijd je eraan mag besteden. Aan een groepsconsult hangt iets anders dan aan behandeling of diagnostiek. Eén norm is daarom niet te stellen. En dan is daarnaast de vraag of een behandelaar zijn indirecte taken wel kan doen in de tijd die daarvoor staat.’
Parnassia Groep heeft voor die eerste uitdaging een oplossingsrichting gevonden. Sophie Koek: ‘Wij hebben behandelaren een soort masterplanning voor de week gegeven. Als ze die in grote lijnen volgen, dan weten ze dat het ongeveer goed zit.’ Lila van de Sande: ‘Dat zit niet alleen in tijd bestéden, maar ook in uren bíjhouden. Het bijhouden van directe tijd vraagt nu meer precisie van behandelaren. Als je in een half uur een rondje over de afdeling loopt en zes patiënten spreekt, moet je zes keer vijf minuten schrijven, anders loop je die tijd én de opslag mis.’
Handigheidjes die behandelaren in de DBC-tijd hadden om dit soort dingen op te lossen, werken nu gewoon niet. Als je nu onvoldoende tijd hebt voor je indirecte taken, gaat het scheeflopen. Er zijn mensen voor wie het daardoor moeilijker wordt om bij te blijven.
Daarnaast wil je de indirecte tijd zo kort mogelijk houden. Rob Janssen, Project Director bij P5COM: ‘En die tijd wordt op allerlei manieren beïnvloed. Als je niet zo goed kunt typen, doe je langer over een ontslagbrief, en als je tijdens het schrijven vijf keer gestoord wordt met een vraag ook.’ Els van Bezouwen, bestuurder bij U-center: ‘Handigheidjes die behandelaren in de DBC-tijd hadden om dit soort dingen op te lossen, werken nu gewoon niet. Als je nu onvoldoende tijd hebt voor je indirecte taken, gaat het scheeflopen. Er zijn mensen voor wie het daardoor moeilijker wordt om bij te blijven.’
De andere deelnemers herkennen dit, en zien allerlei oplossingsrichtingen. Tinie Hendriks, directeur bedrijfsvoering bij Transfore: ‘Wij kijken niet naar de prestaties van een individuele behandelaar, maar naar het hele team. Iedereen heeft zijn eigen sterke en zwakke kanten. Die kun je samen compenseren. Samen kijken we wat het doel was, en hoe ver we daarmee gekomen zijn.’ Helma de Vries, regiodirecteur bij Eleos: ‘Wij voeren precies hetzelfde gesprek. Daarnaast delen teams bij ons allerlei tips die we toevoegen aan een database. Een werkgroep gaat straks kijken welke tips handig zijn en welke niet.’
Bijsturen is nog niet aan de orde. We moeten eerst met zijn allen scherp krijgen waar we nu eigenlijk naar kijken, en ons afvragen of dat ook klopt. Ik wil voorkomen dat we bijsturen op basis van verkeerde informatie
Suzanne Nauta, directeur bedrijfsvoering bij Antes: ‘Bijsturen is nog niet aan de orde. We moeten eerst met zijn allen scherp krijgen waar we nu eigenlijk naar kijken, en ons afvragen of dat ook klopt. Ik wil voorkomen dat we bijsturen op basis van verkeerde informatie.’ Marlot Lamers: ‘De insteek is gericht op ondersteuning. We kijken samen met behandelaren naar de uren: zien we afwijkingen en hoe komt dat? En wat kunnen wij doen om je te helpen?’
De deelnemers zien niet alleen het gesprek met hun behandelaren, maar ook het gesprek met elkáár als waardevol. Ze leren van elkaars ervaringen, en kunnen samen optrekken als ze hiaten in het systeem zien. Elien Meijer: ‘We hebben een nieuw bekostigingsmodel, geen nieuwe visie op zorg. In grote lijnen blijven we doen wat we deden. En als blijkt dat onze manier van werken niet goed past in dat model, moeten we kijken of we dingen anders willen doen. Soms kun je er ook principieel voor kiezen om dat niet te doen. Wij werken bijvoorbeeld met coördinerend psychologen. Dat is vanuit het ZPM niet handig. Maar wij zijn overtuigd van de waarde ervan. Dan moeten we misschien naar andere oplossingen kijken om die manier van werken toch betaald te krijgen.’
Helma de Vries: ‘Bij ons zijn no shows een erg lastig onderwerp. Vroeger kon je dan iets anders gaan doen, dat ook betaald werd. Nu gaat dat niet zo gemakkelijk meer.’ Sophie Koek: ‘Datzelfde hebben wij bij ons diagnostisch centrum. De meeste onderzoeken duren zo’n drie uur. Als iemand niet komt opdagen omdat ie corona heeft, heb je meteen een enorm gat. Dat vangen wij nu op door met een dakpanplanning te werken. Er zit overlap tussen de onderzoeken, waardoor je meer patiënten in huis hebt, en dus iets eerder kunt beginnen als er eentje uitvalt. Daar maak je niet meteen die drie uur mee goed, maar het scheelt wel. En we moeten kijken hoe we dat met de rest doen.’
Ook bij FACT- en andere ambulante teams is een sterke omzetdaling. Die herkennen alle deelnemers. Suzanne Nauta: ‘We proberen de oorzaak te achterhalen. Doen behandelaren dingen die ze eerder niet deden, registreren ze hun tijd niet goed, of deden ze voorheen dingen die nu niet betaald worden?’ Marlot Lamers: ‘Wij denken dat de FACT-werkwijze helemaal niet is meegenomen in de rekenmethodiek. En de populatie leent zich ook minder voor creatieve oplossingen. Het is echt niet wenselijk of zinnig om een patiënt vaker te bezoeken. Daarnaast zijn er veel no-shows, die niet vergoed worden.’ Sophie Koek: ‘Dat zien wij ook bij de verslavingszorg. Daar ben je soms zomaar drie uur op pad met politie en andere hulpverleners, sta je daar in de gang de papierwinkel op orde te brengen terwijl de patiënt al lang ergens anders naartoe gebracht is. Die tijd wordt nu niet betaald. Daar moeten we over in gesprek. Het zou heel fijn zijn als we over een tijd weer samen om de tafel gaan, om uit te wisselen hoe het gaat en wat helpt om het een succes te maken.’
Meer over het ZPM lees je in de volgende artikelen:
P5COM organiseert regelmatig een event over het ZPM. Ben je manager of directeur in de fz of ggz? Dan is de Online masterclass Goed Werk met het ZPM wellicht wat voor jou.
Project Director
