Onderhoud en beheer van vastgoed kan bij veel woningcorporaties beter en efficiënter. Als dat lukt, is het winst voor uw corporatie, voor uw medewerkers én voor huurders. De eerste stap is het op orde brengen van de ontsluiting van uw vastgoeddata. Die data zit nu vaak in verschillende bronnen, waardoor in- en overzicht ontbreekt. Dat staat snelle procesverbetering in de weg. Commerciële vastgoedpartijen hebben dat meestal prima voor elkaar. Woningcorporaties veelal niet, vaak als gevolg van fusies of andere keuzes. In deze blog leg ik uit hoe u uw kansen alsnog kunt benutten.
Vastgoeddata is een beetje een containerbegrip, maar ik schaar er voor het gemak drie soorten gegevens onder. In de eerste plaats de basisgegevens over het woningbezit. Van iedere woning wilt u weten wat het energielabel en de onderhoudsstatus zijn, en wat bijvoorbeeld de leeftijd van de keuken en de badkamer is. Daarnaast is er de tactische data: alle informatie over gedaan en verwacht onderhoud. En het derde type data is operationele stuurinformatie. Dat is wat u krijgt als u de vorige twee types data ontsluit en interpreteert. Het resultaat kunt u inzichtelijk maken met dashboards. Bijvoorbeeld op het gebied van dagelijks en planmatig onderhoud, het facturatie- en incassoproces, leegstand, of doorlooptijden. Alles wat te maken heeft met planning en gedrag. Dáár kunt u tenslotte op sturen.
Het een kan niet zonder het ander: u moet de bron op orde hebben, voordat u serieus kunt gaan ontsluiten. En ook daarna moet u al uw handelingen eenduidig vast blijven leggen. Daar gaat het vaak fout. De meeste brondata is er heus wel, maar zit vaak verstopt in tig verschillende systemen. Die systemen worden bovendien vaak niet eenduidig gevuld.
Daardoor lijkt ontsluiting van data voor veel corporaties ingewikkeld. Maar als u echt iets wilt kúnnen met uw data, zult u er toch mee aan de slag moeten gaan. En daarbij niet hoog-over ontsluiten, maar integraal. U kunt immers pas serieus sturen als u inzicht hebt op medewerker- of woningniveau. Wat er nu bij corporaties vaak gebeurt, is dat op basis van te weinig specifieke gegevens beslissingen genomen worden. Met als gevolg dat een huis dat over twee jaar gesloopt wordt, alsnog een nieuwe keuken krijgt. Of andersom: dat huurders vier keer een kraan moeten laten repareren, terwijl ze gewoon al recht hebben op een nieuwe badkamer. Vervelend voor huurders, medewerkers én de portemonnee van uw corporatie.
In de praktijk zien we bij P5COM vaak: veel corporaties willen wel, maar weten niet goed waar ze moeten beginnen. Daarom blijven ze symptoombestrijden in hun processen en sturen ze op beleving in plaats van feiten. Terwijl beginnen heel eenvoudig kan zijn. Bij P5COM hebben we tools beschikbaar die kunnen helpen snel en eenvoudig data te ontsluiten uit verschillende systemen. Het is daarbij niet eens noodzakelijk dat deze systemen aan elkaar gekoppeld zijn. Die tools danken we aan onze strategische samenwerking met Grip Op Data, dat zich eerder al bewees bij organisaties als Schiphol, Syntrus Achmea en het RIVM.
Samen hebben we verstand van data én de wereld van woningcorporaties. Zo zijn we de linking pin tussen de techniek en de werkvloer. Daarom kunnen we ook helpen om de behoefte van een organisatie leidend te maken, in plaats van de techniek. Dat doen we in de eerste plaats door samen processen zó vorm te geven, dat een organisatie de data ook op orde houdt. En in de tweede plaats door de ontsluiting van data zo in te richten, dat het resultaat aansluit bij de vraag en de specifieke sturingswensen van medewerkers en corporatie.
Natuurlijk zijn er meer datatools verkrijgbaar, en er zijn ook heus meer adviesorganisaties met verstand van corporaties. Toch wordt die combinatie nog zelden integraal aangeboden. Vaak wordt de techniek als doel op zich gezien. Dan vinden softwareproducenten dat woningcorporaties zich maar moeten houden aan hun best practices, en dan gaan corporaties daar vervolgens alsnog omheen werken. Zo’n systeem wordt dan vanzelf een last, in plaats van iets dat u verder helpt.
Daarom zeg ik: stel uw huidige processen centraal. En gebruik de systemen die u daar voorheen ook voor gebruikte. Die gebruikt u immers niet voor niets. En met onder meer de tooling van Grip Op Data halen we daar samen de benodigde inzichten wel uit naar boven. Dat scheelt alvast een hoop investeringen en gedoe. Als uit die data vervolgens blijkt dat u uw processen of systemen beter wél aan kunt passen, doet u dat alsnog. Maar dan wel gebaseerd op feiten en cijfers.
Bent u benieuwd hoe P5COM u kan helpen uw processen nog sterker te maken? Óf wilt u gewoon eens van gedachten wisselen? Neem in alle gevallen gerust contact op met me op. Ik kijk ernaar uit!
Rob Nas
r.nas@p5com.eu
+31 6 457 00 065
Project Director
