Technologische innovatie is zo’n beetje de heilige graal van duurzaam capaciteitsmanagement in de zorg. Er is immers steeds minder personeel beschikbaar, voor steeds meer en complexere zorgvragen. En gelukkig zijn er ook al flink wat hulpmiddelen die arbeidsinzet kunnen besparen. Alleen valt het niet mee om die innovaties echt grootschalig te gebruiken, merkte ook zorgorganisatie Thebe. Samen met P5COM kreeg ze het tóch voor elkaar.
We bieden thuiszorg aan zo’n 8.000 cliënten. Als je bij tien procent van die mensen iedere week tien minuten kunt besparen door gebruik te maken van techniek, heb je meer dan twee full time zorgprofessionals vrijgespeeld.
Thebe en P5COM werken al een tijdje samen aan een groot project: Het Roer Om. Daarmee wil de organisatie ervoor zorgen dat ze ook op langere termijn de best mogelijke zorg kan bieden aan al haar cliënten. Regiomanager Marcel Brekelmans: ‘Technologische innovatie is een van de manieren om ook straks zo veel mogelijk mensen zo goed mogelijk te helpen. We bieden thuiszorg aan zo’n 8.000 cliënten. Als je bij tien procent van die mensen iedere week tien minuten kunt besparen door gebruik te maken van techniek, heb je meer dan twee full time zorgprofessionals vrijgespeeld. Die kunnen zich dan weer richten op complexere zorgvragen.’
Thebe had de techniek en de ambitie om dit te doen, maar echt opschalen lukte maar beperkt. En de eerste vraag is dan natuurlijk: hoe kan dat? Nicole Meijer, Managing Consultant bij P5COM: ‘We hebben binnen Het Roer Om veel gesprekken gevoerd met wijkverpleegkundigen en hun teamleden. Daaruit bleek dat mensen wel technologie wíllen inzetten voor hun cliënten, maar het vaak toch niet doen. Omdat ze niet weten wat er mogelijk is. Of omdat ze het lastig vinden dit met hun cliënten te bespreken, of omdat het aanvragen van hulpmiddelen te ingewikkeld is. Allemaal drempels die op zichzelf niet onoverkomelijk zijn, maar die er samen wel voor zorgen dat mensen vaak blijven doen wat ze al deden.’
In de zomer van 2023 zetten Thebe en P5COM daarom een pilot op. Meijer: ‘We wilden alle kennis over bewezen innovaties bij elkaar brengen en makkelijk toegankelijk maken. En bovendien wilden we mensen op alle mogelijke manieren helpen om daar gebruik van te maken. Dat werd een taak voor de Expertgroep. Daarin zitten zorgmedewerkers die bepaalde technologieën al wél omarmden. Vaak omdat ze van zichzelf meer affiniteit hadden met technologie, of omdat ze de noodzaak ervan inzagen.’
Je kunt alleen je mensen helpen er gebruik van te maken waar het meerwaarde heeft voor hun cliënten.
Verpleegkundige Uriël Tolenaars is één van hen. Hij is in zijn expertrol hét aanspreekpunt voor alle medewerkers in zijn regio. En hij gaat ook proactief bij teams langs: ‘We delen succesverhalen, en we horen graag waar de pijnpunten zitten. We bespreken iedere cliënt, en kijken waar mogelijkheden liggen om hen te helpen met techniek. We richten ons daarbij op bewezen technologieën. Medicijndispensers, druppelbrillen, Tessa de zorgrobot en verschillende middelen waarmee cliënten zelf hun steunkousen aan kunnen trekken.’
De autonomie van de zorgprofessional leidend laten zijn, is volgens manager Brekelmans essentieel: ‘Qua tijdswinst is het verhaal simpel. Het maakt nogal uit of een verpleegkundige iedere dag langs komt om medicatie te verstrekken, of één dag per week de dispenser aanvult. Tegelijkertijd geldt: iedere cliënt is anders. Kan een cliënt met de dispenser omgaan, is het vertrouwd om niet elke dag een kijkje te nemen? Daarom kun je dit soort technieken niet van bovenaf verplicht stellen. Je kunt alleen je mensen helpen er gebruik van te maken waar het meerwaarde heeft voor hun cliënten.’
De crux is wat mij betreft altijd om weerstand weg te nemen. Iedere innovatie is een verandering, en daar heeft niet iedereen zin in.
Dat helpen doet de Expertgroep met kennis én praktische oplossingen. Tolenaars: ‘We hebben bijvoorbeeld een digitale inhaalslag gemaakt. Er kwam vroeger een boel papierwerk bij kijken om hulpmiddelen aan te vragen, nu kan dat voor sommige hulpmiddelen gewoon via het EPD. Dat klinkt eenvoudig, maar je hebt er een boel afdelingen én externe leveranciers voor nodig. Dat krijg je dus niet voor elkaar als er niet een club is als de Expertgroep, die zich hier samen met P5COM echt op kan focussen. Ook hebben we een aantal verplichte handtekeningen uit het proces verwijderd. Als een zorgteam een hulpmiddel aan wil vragen, hebben ze daar ongetwijfeld een goede reden voor. Dan hoeft daar niet nog iemand tussen te zitten.’
Dat zijn precies de dingen waar het om gaat, volgens Meijer van P5COM: ‘De crux is wat mij betreft altijd om weerstand weg te nemen. Iedere innovatie is een verandering, en daar heeft niet iedereen zin in. Ik geloof echt dat het opschalen van innovaties alleen lukt als je mensen helpt in te zien wat het op kan leveren. En vooral: als je het makkelijk maakt.’ Tolenaars: ‘Dat kan op veel manieren, en het is altijd óók maatwerk. De ene collega vindt het lastig om over techniek te praten met cliënten of familie, de ander heeft altijd ruzie met de knopjes in een systeem. Als Expertgroep praten we daarom met iedereen, niet alleen met de wijkverpleegkundigen.’
En dat werkt – de pilot bleek eind vorig jaar een groot succes. Brekelmans: ‘We zagen dat de doelmatigheid toenam, en we zagen dat de cliënttevredenheid niet afnam. Dus hebben we de pilot meteen omgezet in organisatiebreed beleid. En daar zien we dezelfde resultaten. We hebben nu veertig procent minder cliënten in zorg om de ogen te druppelen. En het percentage cliënten dat gebruik maakt van een medicijndispenser of zorgrobot, is verdubbeld: van vijf procent naar tien.’
Teams hebben één plek in de organisatie waar ze met vragen én praktische moeilijkheden terecht kunnen. Dat vind ik gaaf, dat we de juiste mensen nu op de juiste plek bij elkaar hebben.
Meijer: ‘Het is ingewikkeld om exact te berekenen hoeveel inzet van zorgmedewerkers je daarmee bespaart, maar alles wijst erop dat het veel is. In het geval van de zorgrobots gaat het per cliënt om vier tot acht uur per maand. En als je mensen op die manier helpt langer zelfstandig te zijn, kun je ook later meer tijd besteden aan cliënten die het echt nodig hebben. Bovendien heeft Thebe met de Expertgroep de organisatie nu zó ingericht, dat nieuwe bewezen technologieën ook makkelijker opgeschaald kunnen worden. Dit is niet meer een projectje, dit is integraal onderdeel van de organisatie.’
Brekelmans: ‘Teams hebben één plek in de organisatie waar ze met vragen én praktische moeilijkheden terecht kunnen. Dat vind ik gaaf, dat we de juiste mensen nu op de juiste plek bij elkaar hebben. En daarnaast hebben we in de hele organisatie afspraken gemaakt over de inzet van techniek. We meten het, we sturen erop, we houden elkaar scherp. En belangrijker nog: het is een serieus onderdeel van onze visie geworden. We kijken eerst wat mensen zelf kunnen, dan waar het netwerk kan helpen, vervolgens wat we met techniek op kunnen lossen, en dan pas waar onze professionals nodig zijn. Het is tenslotte niet onze taak om zelf de oplossing te zijn voor iedere zorgvraag, maar om oplossingen te regelen.’
Bij P5COM houdt Martin Mauritz zich al jaren bezig met wijkverpleging. En dan met name met de vraag: hoe speel je schaarse capaciteit vrij voor cliënten?
Technologische innovaties kunnen daar enorm bij helpen. En het goede nieuws is: er zijn meerdere arbeidsbesparende innovaties waarvan sectorbreed geaccepteerd is, dat ze bewezen effectief zijn. Toch is Martins observatie dat het opschalen hiervan kwetsbaar is. Zie ook zijn artikel: Samen werken aan effectieve wijkverpleging.
“Dat is zonde. Als er iets is, waarvan we wéten dat het werkt, laten we het dan vooral ook gebruiken. In de hele organisatie, en snel. We moeten van experimentjes naar going concern. Daar help ik graag bij.”
Meer weten? Of benieuwd wat we voor jou kunnen betekenen? Aarzel niet en neem contact op met Martin Mauritz.
Project Director
