Sint Anna in Boxmeer is een bijzonder verpleeghuis. Het komt voort uit een kloostercongregatie, op het voormalig kloosterterrein wonen nog de laatste zusters. Tegelijkertijd werkte Sint Anna de afgelopen tijd hard aan de toekomst. Met een nieuw gebouw en een veranderende doelgroep, en de uitdagingen die bij deze tijd horen. Op één stond: capaciteitsmanagement. Dat is inmiddels afgerond. Dankzij een bijzondere samenwerking tussen Sint Anna, P5COM en TONOS Care.
Ineke Wever is sinds 2021 bestuurder bij Sint Anna. ‘Er was in de jaren daarvoor vol ingezet op zelfregulering, maar de organisatie was daarin een beetje doorgeslagen. In ieder geval leidde het bij de roosters niet tot goede resultaten. Er was gedoe, er waren gaten in de roosters, en dat leidde ook tot ontevreden medewerkers. Terwijl we wél voldoende fte hadden.’
Er zijn soms zóveel handjes, dat alles de patiënt uit handen genomen wordt.
Wever schakelde P5COM in. Managing consultant Marcel Kwaijtaal: ‘Wij hebben een scan gedaan bij alle elf de teams. Daaruit bleek dat ook bij lagere bedbezetting, de roosters nauwelijks fluctueerden. Medewerkers waren niet gewend om op basis van de zorgvraag te roosteren, en voor velen was het werken met een personeelsnorm onbekend. Er was soms een flinke overbezetting.’ Wever: ‘Dat is bedrijfsmatig niet wenselijk, en de zorg wordt er ook niet beter van. Het valt bijvoorbeeld niet meer op als iemand minder goed functioneert. En samen beslissen met patiënten raakt snel uit beeld. Er zijn soms zóveel handjes, dat alles de patiënt uit handen genomen wordt.’
Anders roosteren, én de medewerkers daarin mee krijgen. Dat was de uitdaging waar we voor stonden.
Kwaijtaal: ‘Anders roosteren, én de medewerkers daarin mee krijgen. Dat was de uitdaging waar we voor stonden. De boodschap dat het werk met minder mensen kan, en dat er meer beleidsmatig geroosterd gaat worden, leidt altijd tot weerstand. Dat is ook logisch. Er zijn altijd mensen voor wie de oude situatie wel prettig was.’
Ik had uit mijn netwerk al wel eens iets gehoord over TONOS. Dat zou een club zijn die roostert op basis van AI.
Wever: ‘Ik had uit mijn netwerk iets gehoord over TONOS. Dat zou een tool zijn die roostert op basis van AI. Dat vond ik interessant, omdat het gat tussen ist en soll zo groot was, dat we iets extra’s nodig hadden in de implementatie. Ik heb Marcel gevraagd dat uit te zoeken, en hij was er ook enthousiast over.’
We waren toe aan een launching customer, want we hadden al wél een goed product. Namelijk een tool die heel goed kan helpen om de planning voor langdurige zorg op orde te krijgen. En met heel goed bedoel ik met tien, soms twintig procent productiviteitswinst.
TONOS Care was in die tijd nog een startup. CEO Martijn Rademakers: ‘We waren toe aan een launching customer, want we hadden al wél een goed product. Namelijk een tool die heel goed kan helpen om de planning voor langdurige zorg op orde te krijgen. En met heel goed bedoel ik met tien, soms twintig procent productiviteitswinst.’
‘Vergelijk het met een schaakcomputer. Daarmee is het schaken naar een hoger niveau getild, door veel sneller veel meer mogelijkheden af te wegen. Zoiets doet onze software voor een planning. Die draait uiteindelijk om de vraag: welk niveau medewerker hebben we wanneer en waar nodig? Dat klinkt niet ingewikkeld, maar is het wel. Er zijn extreem veel mogelijkheden qua niveaus, taken en tijden. Bovendien wil je rekening houden met de wensen van cliënten. Dat combineren planners nu vaak uit het blote hoofd, of in een excelletje. Dat levert vaak planningen op die lijken op die van vorig jaar.’
Tegelijkertijd is die software natuurlijk geen toverstokje. Zorgorganisaties moeten het systeem heel goed voeden met input, en zelf ook logisch na blijven denken.
Kwaijtaal: ‘Ik vond dat TONOS een overtuigend verhaal had. Zorgmedewerkers voeren al hun werkzaamheden per cliënt in in de tool, en die genereert een voorstel voor een slimme planning. Zo krijg je inzicht in de werkelijke drukte, je hebt in beeld welke cliënt wanneer geholpen wordt, én wie wanneer zit te wachten. Een roosteraar kan vervolgens medewerkers aan de planning koppelen. Maar net zo belangrijk vond ik dat je op basis van het inzicht in de werkelijke drukte, ook je processen veel efficiënter kunt organiseren. Tegelijkertijd is die software natuurlijk geen toverstokje. Zorgorganisaties moeten het systeem heel goed voeden met input, en zelf ook logisch na blijven denken. Contextkennis blijft nodig, en zoals voor elk gereedschap geldt: je moet er mee leren werken.’
Noem het kinderziekten, noem het een gebrek aan praktijkervaring … feit was dat we niet direct resultaten kregen waar medewerkers en leidinggevenden warm voor liepen.
De initiële implementatie bij Sint Anna leidde ook niet meteen tot goede resultaten. Kwaijtaal: ‘Noem het kinderziekten, noem het een gebrek aan praktijkervaring … feit was dat we geen resultaten kregen waar medewerkers en leidinggevenden warm voor liepen. Ze zagen misschien de potentie wel, maar hielden tóch vast aan hun eigen roosters. Toen heb ik aan de bel getrokken: we moeten dingen veranderen in de software. Dat werd een heel gaaf traject, waarbij we zelf dingen aan konden passen in de app. En andere toevoegingen werden snel door hun ontwikkelaars opgepakt. Zo leerden we de tool om ook rekening te houden met bijvoorbeeld het klaarzetten van medicatie, of met het koffiedrinken, en zelfs voor een deel met onplanbare zorg. Tegelijkertijd hebben we in de organisatie hard gewerkt aan eenheid van taal, én aan een meer uniforme manier van werken. Die combinatie bleek goud waard. Het vullen van de tool bleek een heel goede aanleiding om serieus met teams in gesprek te gaan over wat ze nu precies wanneer doen – en waarom.’
Toen we voor de derde keer alle zorgactiviteiten in de tool in hadden gevoerd, was het raak. De planning landde meteen goed bij de teams. De meerwaarde was helder, en er waren maar kleine correcties nodig. We roosteren nu niet langer op basis van de functiemix, maar op basis van de activiteitenmix
Wever: ‘Toen we voor de derde keer alle zorgactiviteiten in de tool in hadden gevoerd, was het raak. De planning landde meteen goed bij de teams. De meerwaarde was helder, en er waren maar kleine correcties nodig. We roosteren nu niet langer op basis van de functiemix, maar op basis van de activiteitenmix. En de functiemix die we inzetten, komt nu voort uit het werk dat we plannen. We zijn daar niet te zuinig in, soms zijn de ogen van een verpleegkundige gewoon nodig. Maar niet altijd. En daar kunnen we efficiëntie halen. Dat moet ook wel, want onze verzorgenden IG droegen alles, en dat kan niet meer. Al is het maar omdat ze schaarser worden.’
‘We bespreken ook nu nog alle roosters in de teams: klopt dit met jullie beeld van de werkelijkheid? Zo komen we steeds tot maatwerk. En we ontdekken telkens meer voordelen. Doordat je snel ziet hoe druk elke dienst is, kunnen we nu óók veel makkelijker afspraken maken over wie op de alarmen let. Daarnaast zijn we veel alerter geworden op veranderingen in de zorgvraag. Doordat we geregeld alle activiteiten invullen, verandert niets meer ongemerkt. We hebben met TONOS niet alleen een nieuwe tool geïmplementeerd, we hebben met P5COM ook onze cultuur op de schop genomen. Die twee dingen hadden niet zonder elkaar gekund, denk ik.’
De resultaten bij Sint Anna zijn heel positief. Er is veel minder inzet, de bedbezetting is beter, en er wordt beter passende zorg geboden.
Kwaijtaal: ‘De resultaten bij Sint Anna zijn heel positief. Er is veel minder inzet, de bedbezetting is beter, en er wordt beter passende zorg geboden. Daarnaast is de afstemming en samenwerking binnen en tussen teams beter geworden. En het is gelukt om ook de processen van in- en uitstroom te verbeteren.’
Wever: ‘We hebben een fijne, stevige basis liggen nu. Maar er is altijd ruimte voor verbetering. Ik denk dat we onze roosters nóg verder kunnen verbeteren, bijvoorbeeld rond de ongeplande zorg. Het mooie is: dat kunnen we nu dus ook. We hebben nu zelf de expertise en het gereedschap in huis om te finetunen.’
Rademakers: ‘Voor ons was het ook een waardevolle exercitie. We hebben veel geleerd. Ons product is er beter en completer van geworden, en we hebben veel meer feeling gekregen voor wat er bij zo’n implementatie komt kijken aan de organisatiekant. Daarbij heeft P5COM een grote rol gespeeld. Met drie partijen zijn we echt aan het pionieren geweest. Andere zorgpartijen mogen Sint Anna daar wel dankbaar voor zijn, vind ik. Ik denk dat de hele zorg kan profiteren van de basis die we daar samen hebben gelegd.’
