De uitdagingen in de jeugdzorg zijn fors. De keten stokt, waardoor de wachtlijsten groeien, en financieel kan het voor bijna niemand uit. Sinds de decentralisaties is er minder budget, maar werd de opgave in de jeugdzorg complexer – en dus duurder. Dat is op organisatieniveau niet op te lossen. Tegelijk zijn er ook randvoorwaarden die vaak beter kunnen, en die organisaties wél zelf in de hand hebben. Hoe u daaraan werkt, beschrijven we in deze serie. In dit vierde deel: boter bij de vis. Hoe u zorgt dat u betaald krijgt voor wat u doet.
Kinderen en jongeren die jeugdzorg nodig hebben, kunnen op verschillende manieren bij een jeugdzorginstelling terecht komen. Vaak is dat via de gemeente, als bijvoorbeeld een wijkteam iemand doorstuurt. Het kan ook via justitie of via de huisarts of een andere behandelaar. Altijd is een toewijzing van de gemeente nodig: een akkoord voor de zorg, in tijd en volume. Als de huisarts iemand doorverwijst, moet de zorginstelling een toewijzing aanvragen. Komt de verwijzing van justitie, of van de gemeente? Dan moet de toewijzing meteen meegeleverd worden. In alle gevallen is er een praktisch probleem: bij de verwijzing is vaak nog helemaal niet helder wat er nodig is. Gemeenten vinden het terecht lastig om zonder diagnose akkoord te geven voor een behandeling. En andersom geldt: zonder akkoord kost een behandeling, inclusief het stellen van die diagnose, de instellingen alleen maar geld.
Het is een vorm van opgelegde inefficiëntie, terwijl er tegelijkertijd verwacht wordt dat instellingen zo efficiënt mogelijk werken.
Bijna alle gemeenten hebben voor die toewijzingen inmiddels eigen eisen, procedures en productomschrijvingen opgesteld. Daarmee proberen ze controle te houden over een grote post in hun budget. Begrijpelijk, maar daardoor is de administratie voor zorginstellingen wel erg complex geworden. Die moeten bij een aanvraag kiezen uit honderden verschillende producten. Het is een vorm van opgelegde inefficiëntie, terwijl er tegelijkertijd verwacht wordt dat instellingen zo efficiënt mogelijk werken. Hoe gaat dat in de praktijk? Er komt een nieuwe cliënt, want er is een plek vrij. En aangezien er meteen zorg nodig is, begint de behandelaar meteen. Dan staat de vraag of er wel een toewijzing is, vaak nog open. Dat is, kort door de bocht, een klus voor de afdeling zorgadministratie. Die heeft al bij de aanmelding een toewijzing aangevraagd op basis van diagnose en behandelplan. De controlemechanismen ontbreken echter vaak. Is de toewijzing inderdaad al aangevraagd of afgegeven? Is het de juiste? En is hij nog geldig? Een complicerende factor is hierbij de wachtlijst. Soms wordt iemand in januari aangemeld en wordt er een toewijzing voor een jaar afgegeven. Begint in augustus de behandeling? Dan zijn er dus nog maar vier maanden over. Verlenging van een toewijzing gaat niet vanzelf. En omdat de instelling ondanks al deze onduidelijkheid al wél gestart is met behandelen, kan ze alleen maar hopen dat de inkomsten ook zullen volgen.
Maar daarvoor is het wel nodig dat er minder behoefte aan controle komt bij gemeenten, en dat het vertrouwen over en weer groeit.
In het toewijzingsproces gaan vaak dingen mis. In onze ervaring is er in zo’n 60 procent van de gevallen géén geldige toewijzing aanwezig bij het begin van behandeling. Dat is enorm. En het risico ligt volledig bij de instelling. In veel andere sectoren zou de opdrachtnemer zeggen: we beginnen pas met werken als we zeker weten dat de opdrachtgever van plan is te betalen. Dat vinden zorginstellingen terecht heel lastig. Het druist in tegen alles waar iemand met een zorghart voor staat. Tegelijkertijd is het soms wel de enige prikkel die een gemeente kan dwingen om processen aan te passen. Uiteraard ziet iedereen liever dat dat gebeurt in goed overleg en eendrachtige samenwerking – het is immers een gedeelde verantwoordelijkheid. Idealiter leidt dat ook tot meer eenduidigheid tussen gemeenten. Maar daarvoor is het wel nodig dat er minder behoefte aan controle komt bij gemeenten, en dat het vertrouwen over en weer groeit.
Voor instellingen geldt: alles begint met administratieve basishygiëne. Want laten we eerlijk zijn: u kunt een gemeente niet aanspreken op haar rol als financier, als u zelf uw rol als aanvrager niet op orde hebt. U zult helder moeten hebben wanneer u idealiter uw aanvraag doet, en wanneer er alarmbellen moeten gaan rinkelen over de tijd, volume of juistheid van de toewijzing. U zult moeten bedenken hoe u dubbel werk en intern heen-en-weer-gemail kunt voorkomen. En u zult een duidelijke escalatieladder moeten hebben. Want als een leidinggevende of directeur naar de gemeente belt, helpt dat vaak wel.
In de praktijk heeft legitimiteit van zorg vaak te weinig prioriteit binnen de organisatie
Die basis is nu bij veel organisaties niet op orde, omdat de hele verantwoordelijkheid bij de afdeling zorgadministratie is belegd. Die is daardoor continu aan het jagen in de rest van de organisatie om de administratie op orde te krijgen. Dat zou niet zo moeten zijn, maar in de praktijk heeft legitimiteit van zorg vaak te weinig prioriteit binnen de organisatie. Veel leidinggevenden weten er te weinig van af, en behandelaren hebben vaak beperkt zicht op de financiële impact.
De eerste stap is: breng alle betrokken partijen samen. Het aanmeldbureau, de zorgadministratie, het secretariaat, de behandelaren, en de leidinggevenden. Werk gezamenlijk een robuust proces uit met voldoende interne signalering. Zorg dat de behandelaren goed ondersteund worden in het bewaken van de indicaties, én hun verantwoordelijkheid kunnen nemen voor de legitimiteit van de zorg. En kijk wie wat van welke ander nodig heeft. Dat hoeft niet ingewikkeld te zijn. Vaak scheelt inzicht in elkaars deelprocessen al enorm voor het wederzijds begrip. En op basis van dat begrip kunt uafspraken maken. Bijvoorbeeld dat het aanmeldbureau altijd controleert of alle documentatie wel compleet is, dat het secretariaat zorgt voor real time inzicht in de wachtlijsten, of dat leidinggevenden áltijd een seintje krijgen als een toewijzing af dreigt te lopen, terwijl de behandeling nog niet afgerond is. Ook helpt het vaak om de lijntjes tussen zorgadministratie en teams korter te maken. Dan worden er vaak al snel minder problemen over de schutting van de eigen afdeling gegooid.
Goede afspraken, gecombineerd met middelen om erop te sturen, schelen vaak al veel tijd, energie en geld. Bij zorginstellingen én bij gemeenten. Dat maakt het een stuk eenvoudiger om over de resterende knelpunten constructief te overleggen.
De andere verhalen uit deze serie leest u hier:
Project Director
